098 984 8886

Gọi cho chúng tôi

info@vdata.com.vn

Gửi email cho chúng tôi

Hướng dẫn nhập hóa đơn bán ra trên phần mềm kế toán Vetabyte

Hóa đơn bán hàng được hạch toán thẳng vào các sổ sách kế toán và lên các báo cáo tài chính, vì vậy cần nhập dữ liệu đầy đủ và chính xác. Bài viết này sẽ hướng dẫn các bạn nhập dữ liệu hóa đơn nhanh gọn lẹ chính xác và sau đó hạch toán luôn vào các sổ sách kế toán một cách đơn giản.

Những nguyên lý kế toán

Nghiệp vụ xuất hóa đơn và bán hàng là một trong những nghiệp vụ phổ biến của kế toán. Khi xuất hóa đơn, ngoài việc phải ghi nhận hóa đơn vào sổ sách để có thể lên tờ khai thuế GTGT hàng tháng, hàng quý thì người nhập dữ liệu cũng cần biết một số nguyên lý kế toán cơ bản để hạch toán đúng các hóa đơn này trong phần mềm. Thông thường sẽ có 3 tình huống xuất hóa đơn như sau:

  • Xuất hóa đơn bán hàng hóa dịch vụ thông thường
  • Xuất hóa đơn hàng hóa theo dõi tồn kho
  • Xuất hóa đơn thanh lý tài sản cố định
Mỗi một tình huống sẽ có những cách hạch toán khác nhau nhưng về cơ bản khi xuất hóa đơn thì trước hết phải ghi nhận doanh thu, ghi có vào sổ 511 hoặc 711 đồng thời ghi nợ vào tài khoản tiền mặt (111) nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc ghi nợ vào tài khoản phải thu khách hàng (131) nếu khách hàng thanh toán qua ngân hàng (công nợ).

Ngoài ra các hóa đơn đầu ra cần phải xác định giá vốn để có thể hạch toán chi phí vào cuối kỳ kế toán. Dưới dây là những nguyên tắc kế toán khi xác định giá vốn (đầu vào) khi xuất hóa đơn đầu ra

  • Xuất hóa đơn hàng hóa dịch vụ thông thường có 3 tình huống xác định giá vốn:
    • Hàng hóa nhập về và sau đó xuất thẳng cho người mua không qua kho thì không cần xác định giá vốn (nhập 1 xuất 1)
    • Hàng hóa và dịch vụ được tập hợp giá vốn từ nhiều hóa đơn đầu vào khác nhau và được gọi là một đối tượng tập hợp chi phí. Ví dụ trường hợp làm công trình, hoặc dự án kéo dài và có nhiều hóa đơn đầu vào mà chỉ xuất một hóa đơn đầu ra. Trường hợp này các chi phí được ghi có vào tài khoản 154 và ghi nợ vào tài khoản 632.
    • Hàng hóa và dịch vụ được phân bổ chi phí từ nhân công trực tiếp làm ra sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ và các nguyên vật liệu, chi phí cần để cung cấp dịch vụ hoặc làm ra sản phẩm. Ví dụ công ty cung cấp dịch vụ Giặt là thì có 30% là chi phí nhân công trực tiếp, 40% chi phí máy móc, vật tư hư hao như xà phòng, điện nước. Vì vậy ngay khi xuất hóa đơn chúng ta phải phân bổ các chi phí này vào giá vốn. Bút toán này ghi có vào tài khoản 154 và ghi nợ tài khoản 632
  • Xuất hóa đơn hàng hóa có theo dõi tồn kho thì không cần xác định giá vốn vì phần mềm đã tự động tính giá vốn các mặt hàng này theo phương pháp bình quân gia quyền tức thời và khi xuất hàng, giá bình quân gia quyền sẽ được hạch toán là giá vốn của hàng hóa bán ra. Bút toán này ghi có vào tài khoản 156 ghi nợ tài khoản 632.
  • Xuất hóa đơn thanh lý tài sản cố định cũng không cần xác định giá vốn mà sẽ hạch toán vào chi phí khác (sổ 811) và phần mềm kế toán Vetabyte cũng tự động hạch toán nên các bạn không cần phải làm gì.

Các phần tiếp theo hướng dẫn các bạn cụ thể cách nhập hóa đơn bán hàng và ghi sổ kế toán với phần mềm kế toán Vetabyte

Nhập hóa đơn bán hàng hóa dịch vụ thông thường


Để nhập hóa đơn bán hàng các bạn chọn menu Kế toán -> Hóa đơn bán ra. Sau đó sử dụng các chức năng Thêm, Xóa, Sửa để tạo và sửa các hóa đơn. Lưu ý là sau khi tạo hóa đơn cần phải thêm các mặt hàng vào hóa đơn. Để xem các mặt hàn trong hóa đơn chúng ta dùng nút dấu + bên cạnh cột ngày hóa đơn để mở ra danh sách các mặt hàng trong hóa đơn, sau đó dùng các chức năng Thêm, Xóa, Sửa của danh sách này để thêm bớt các mặt hàng vào hóa đơn.


Hướng dẫn nhập hóa đơn bán ra


Lưu ý: khi nhập các mặt hàng các bạn có thể chọn Tài sản cố định từ danh sách tài sản cố định đang theo dõi, hoặc chọn hàng hóa từ sổ kho đang theo dõi hoặc nhập tên mặt hàng vào ô SP/dịch vụ, nhưng chỉ được chọn 1 trong 3 tình huống đó mà thôi. 

Sau khi nhập các mặt hàng trên hóa đơn là hệ thống đã tự động ghi vào sổ sách và hạch toán đối với tình huống thanh lý tài sản cố địnhhàng hóa xuất từ kho. Bước tiếp theo các bạn cần làm 2 nghiệp vụ là ghi sổ kế toán (Hạch toán) và xác định giá vốn (Tính giá vốn) nếu các bạn là kế toán thì nghiệp vụ này quá dễ, chỉ cần chọn đúng tài khoản nợ có là phần mềm sẽ hạch toán ngay. Còn nếu các bạn không biết gì về kế toán thì cũng vẫn có thể hạch toán hình vẽ và hướng dẫn dưới đây:

Hướng dẫn hạch toán hóa đơn bán hàng

Hạch toán

  • Chọn phân loại là thanh toán ngay nếu khách hàng thanh toán hóa đơn bằng tiền mặt
  • Chọn phân loại là công nợ nếu khách hàng thanh toán qua ngân hàng
  • Chọn hạch toán là doanh thu bán hàng nếu hóa đơn xuất bán các sản phẩm hữu hình và các sản phẩm hàng hóa này nhập về bán thẳng không qua kho (nhập 1 xuất 1)
  • Chọn hạch toán là doanh thu dịch vụ nếu hóa đơn xuất bán các dịch vụ vô hình.

Hướng dẫn tính giá vốn hóa đơn bán hàng

Tính giá vốn

  • Đối với trường hợp hàng hóa nhập về bán thẳng không qua kho thì các bạn không cần thực hiện bước tính giá vốn này
  • Đối với dịch vụ, các bạn có thể tùy biến từng các dịch vụ hoặc chi phí đầu vào và có thể thêm các nhân công trực tiếp vào theo một tỷ lệ % hoặc gõ trực tiếp giá trị. Phần chi phí nhân công, phần mềm Vetabyte đã định nghĩa từ trên bảng lương, các bạn tham khảo bài hướng dẫn lập bảng lương để biết có thể trích từ chi phí lương bao nhiêu cho phần nhân công trực tiếp này. Nếu các bạn không biết chắc lắm về cách phân bổ chi phí thì cứ để mức chi phí 30% nhân công, 40% là vật tư chi phí đầu vào là phần mềm tự tính được.
  • Đối với hóa đơn xuất cho một công trình hoặc một dự án thì không chọn phần nhân công mà chỉ chọn đối tượng tập hợp chi phí. Đối tượng này đã được thêm vào ngay khi nhập các hóa đơn đầu vào cho công trình hoặc dự án đó. Đến khi xuất hóa đơn bán, các bạn chỉ cần chọn đúng Đối tượng chi phí là OK. Xem thêm hướng dẫn nhập hóa đơn mua vào.

Nhập hóa đơn bán hàng hóa theo dõi tồn kho


Khi xuất hóa đơn bán hàng hóa theo dõi tồn kho, như hướng dẫn ở bước trên nếu các bạn chọn hàng hóa từ dach sách các hàng hóa tồn kho thì không cần phải thực hiện bước tính giá vốn mà chỉ cần hạch toán doanh thu theo nguyên tắc sau: 

  • Chọn phân loại là thanh toán ngay nếu khách hàng thanh toán hóa đơn bằng tiền mặt
  • Chọn phân loại là công nợ nếu khách hàng thanh toán qua ngân hàng
  • Chọn hạch toán là doanh thu bán hàng nếu hóa đơn xuất bán các sản phẩm hữu hình và các sản phẩm hàng hóa này nhập về bán thẳng không qua kho (nhập 1 xuất 1)
  • Chọn hạch toán là doanh thu dịch vụ nếu hóa đơn xuất bán các dịch vụ vô hình.

Nhập hóa đơn bán thanh lý tài sản cố định


Trường hợp thanh lý tài sản cố định là cực nhàn, khi thêm một sản phẩm vào hóa đơn bán, nếu các bạn chỉ cần chọn 1 tài sản cố định có trong danh sách, thì phần mềm sẽ tự động hạch toán ghi nhận doanh thu vào 711, chi phí vào 811 và đồng thời ghi giảm tài sản cố định ở 211214. Các bạn không cần thực hiện chức năng hạch toán và tính giá vốn cho trường hợp này.

Import hóa đơn điện tử


Ngày nay hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng hóa đơn điện tử. Phần mềm Vetabyte hỗ trợ việc upload danh sách hóa đơn hàng tháng từ file excel nên nếu như phần mềm hóa đơn điện tử của các bạn hỗ trợ xuất danh sách excel thì quá tốt. Các bạn chỉ cần tải file excel lên phần mềm Vetabyte mà không cần nhập tay. Sau đó các bạn thực hiện hai chức năng hạch toán và tính giá vốn như đã hướng dẫn ở trên.

Tuy nhiên, hiện có nhiều nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử khác nhau nên file danh sách hóa đơn điện tử xuất ra cũng khác nhau. Vì vậy các bạn cần liên hệ với bộ phận hỗ trợ khách hàng của Vetabyte và gửi mẫu file excel để chúng tôi có thể điều chỉnh việc nhập dữ liệu chính xác và tốn ít thời gian nhất. Số điện thoại hỗ trợ là 098-984-8886

Tìm kiếm các hóa đơn chưa hạch toán và chưa tính giá vốn.


Việc hạch toán hóa đơn sẽ ghi nhận doanh thu, giá vốn, thuế VAT và một số bút toán khác vào sổ sách kế toán để đảm bảo là các báo cáo tài chính được kết xuất đúng và đủ theo quy định của luật kế toán, vì vậy các bạn cần dùng chức năng kiểm tra hạch toán (check hạch toán) và kiểm tra tính giá vốn (check giá vốn) để xem có bỏ sót hóa đơn nào chưa hạch toán hay không. Nếu các bạn chưa có kinh nghiệm về kế toán thì nên sử dụng quyền tư vấn để tham khảo ý kiến của đội ngũ hỗ trợ nghiệp vụ kế toán Vetabyte hoặc nhờ một bạn kế toán thuế kiểm tra lại việc hạch toán của mình. Công cụ check hạch toán và check giá vốn sẽ list ra các hóa đơn chưa được hạch toán, các bạn căn cứ theo tính chất của hóa đơn và hàng hóa bên trong hóa đơn để hạch toán cho đúng và đủ.




Bài viết liên quan

Quy định về việc nộp báo cáo thuế đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ

Quy định về việc nộp báo cáo thuế đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ

Bài viết này hướng dẫn chi tiết các mẫu biểu, báo cáo bắt buộc phải nộp cho cơ quan thuế mà một doanh nghiệp vừa và nhỏ cần biết để tránh các rủi ro bị xử phạt. ...

Hướng dẫn lập phụ lục 03-1A khi làm báo cáo quyết toán thuế TNDN

Hướng dẫn lập phụ lục 03-1A khi làm báo cáo quyết toán thuế TNDN

Phụ lục 03-1A của tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp là một báo cáo bắt buộc. Làm thế nào để lập báo cáo này theo đúng quy định của ngành thuế?...

Hướng dẫn ghi nhận số dư cuối kỳ các tài khoản kế toán

Hướng dẫn ghi nhận số dư cuối kỳ các tài khoản kế toán

Số dư là giá trị còn lại của tài khoản kế toán trong một kỳ kế toán. Có những tài khoản chỉ có số dư bên nợ, một số tài khoản khác thì chỉ có số dư bên có và một số tài khoản có số dư cả hai bên...

Phần mềm kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ

Phần mềm kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ

Doanh nghiệp vừa và nhỏ kinh doanh trong lĩnh vực thương mại dịch vụ chỉ cần một phần mềm kế toán đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng như Vetabyte Accounting là có thể hoàn thành các yêu cầu của kế toán thuế...

Hướng dẫn nhập phiếu thu phần mềm kế toán Vetabyte

Hướng dẫn nhập phiếu thu phần mềm kế toán Vetabyte

Chức năng quản lý phiếu thu của phần mềm kế toán Vetabyte giúp bạn cập nhật các giao dịch trên sổ ngân hàng và tiền mặt từ đó kết xuất báo cáo nội bộ và báo cáo thuế...

Hướng dẫn lập tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp

Hướng dẫn lập tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp

Doanh nghiệp vừa và nhỏ cần lập và nộp tờ khai thuế TNDN vào quý 1 của năm kế tiếp bài viết này hướng dẫn chi tiết cách điền các chỉ tiêu trong tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp...