Hóa đơn mua vào là số liệu dùng để lập tờ khai thuế GTGT hàng tháng hoặc hàng quý, đồng thời cũng cần được hạch toán vào các sổ sách kế toán liên quan.
Phần mềm kế toán Vetabyte cung cấp một module
quản lý các hóa đơn mua vào với rất nhiều tiện ích như: Tìm kiếm hóa đơn, lưu trữ hóa đơn online, tra cứu hóa đơn điện tử, ....
Phân hệ quản lý hóa đơn mua vào
Để vào phân hệ quản lý hóa đơn mua vào các bạn truy xuất qua
menu Kế toán ->
Hóa đơn mua vào như hình vẽ sau đây:
Trong phân hệ này các bạn có thể thực hiện các chức năng sau:
- Tìm kiếm các hóa đơn đã nhập
- Thêm mới hóa đơn
- Sửa hóa đơn
- Xóa hóa đơn
Đặc biệt là các bạn có thể dùng chức năng
import hóa đơn để cập nhật hóa đơn theo lô. Chức năng này rất hữu ích khi các bạn có file excel lấy các hóa đơn từ một đối tác thường xuyên phát sinh hóa đơn chẳng hạn như VETC với các hóa đơn phí cầu đường hay Viettel Post với các hóa đơn chuyển phát nhanh. Ngoài ra chức năng
copy hóa đơn cũng rất hữu ích để tạo mới các hóa đơn lặp lại thường xuyên như hóa đơn xăng dầu, hóa đơn tiền điện hoặc hóa đơn viễn thông.
Trong khuôn khổ bài viết này chúng tôi sẽ chỉ tập trung vào chức năng
thêm các hàng hóa, dịch vụ vào hóa đơn và hạch toán vào đúng các tài khoản kế toán. Để thêm các hàng hóa dịch vụ vào một hóa đơn các bạn bấm vào biểu tượng dấu cộng (+) ngay cột đầu tiên của hóa đơn để mở ra nội dung hóa đơn. Sau đó dùng chức năng
Thêm, Sửa, Xóa trong cửa sổ mở ra để thêm các hàng hóa dịch vụ có trong hóa đơn. Lưu ý là
chức năng sửa chỉ được phép sử dụng đối với các hàng hóa và dịch vụ chưa hạch toán. Nếu bạn đã hạch toán sai một mặt hàng thì có thể xóa mặt hàng đó đi để nhập và hạch toán lại.
Thêm các hàng hóa dịch vụ vào hóa đơn
Khi thêm hàng hóa dịch vụ vào hóa đơn các bạn cần lưu ý:
- Mục hàng hóa là để nhập những hàng hóa có theo dõi tồn kho trong sổ kế toán
- Mục SP/dịch vụ là để nhập những hàng hóa hoặc dịch vụ không cần theo dõi tồn kho.
- Khi nhập chỉ được chọn một trong hai mục trên. Nếu chọn cả 2, phần mềm sẽ hiểu rằng đấy là hàng hóa/dịch vụ không cần theo dõi tồn kho.
- Hàng hóa phải được chọn từ cơ sở dữ liệu chứ không gõ tên bất kỳ, nếu một hàng hóa chưa có trong cơ sở dữ liệu thì nhấn đấu cộng (+) bên cạnh để thêm vào
- Muốn xem danh sách đầy đủ các hàng hóa trong cơ sở dữ liệu thì vào menu Vận hành -> Hàng hóa
- Muốn xem danh sách hàng hóa tồn kho thì vào menu Kế toán -> Sổ kho
Lưu ý Nếu
chọn hàng hóa từ ô hàng hóa thì mặt hàng đó sẽ được
tự động hạch toán vào sổ kho 156 còn nếu nhập hàng hóa vào ô
SP/dịch vụ thì chúng ta sẽ phải
tự hạch toán như hướng dẫn dưới đây.
Hướng dẫn hạch toán các hàng hóa dịch vụ mua vào
Việc
hạch toán các hàng hóa dịch vụ mua vào là bắt buộc để lên được các báo cáo và sổ sách kế toán. Nghiệp vụ này cũng khá đơn giản với phần mềm kế toán Vetabyte. Các bạn chỉ cần chọn 2 tiêu chí là phân loại và hạch toán. Hướng dẫn về 2 tiêu chí này cũng có thể được tìm thấy ngay ở tab hướng dẫn của phần mềm khi bấm nút hạch toán
Phân loại
- Chọn thanh toán ngay đối với các hóa đơn thanh toán bằng tiền mặt không qua ngân hàng
- Chọn công nợ đối với các hóa đơn thanh toán qua ngân hàng
- Chọn thu nhập khác đối với hàng hóa dịch vụ được cho biếu tặng
Hạch toán
- Chọn chi phí bán hàng đối với các khoản phục vụ cho bán hàng như hoa hồng, quà tết...
- Chọn chi phí quản lý doanh nghiệp đối với hàng hóa dịch vụ phục vụ cho việc kinh doanh, quản lý doanh nghiệp
- Chọn hàng hóa, dịch vụ mua về để Bán thẳng không qua kho khi mua các hàng hóa hoặc dịch vụ sau đó sẽ xuất bán luôn cho khách hàng, không lưu kho. Loại hạch toán này rất phù hợp với các công ty thương mại hoặc dịch vụ hoặc môi giới.
- Chọn hàng hóa, vật tư, dịch vụ tập hợp cho một đơn hàng hoặc một khoản mục trích chi phí khi mua các hàng hóa hoặc dịch vụ phục vụ một đơn hàng hoặc tập hợp vào một khoản mục để trích chi phí khi lập hóa đơn bán ra. Ví dụ dịch vụ tên miền sẽ tập hợp vào khoản mục chi phí tên miền, đến khi bán tên miền sẽ trích chi phí từ khoản mục này. Hoặc khi làm một công trình có mua nhiều hàng hóa dịch vụ từ nhiều nhà cung cấp khác nhau, cũng cần tập hợp vào một khoản mục riêng để tính giá vốn khi xuất hóa đơn bán ra.
- Chọn chi phí trả trước dài hạn khi mua công cụ dụng cụ, hoặc dịch vụ có thời gian sử dụng tối thiểu 1 năm trở lên như thuê nhà, thuê văn phòng, bảo hiểm ô tô, chi phí sửa chữa tài sản cố định.
- Chọn tài sản cố định khi mua trang thiết bị máy móc, ô tô, có giá trị lớn và thời gian khấu hao dài (từ 3 năm trở lên) để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Lưu ý:
- Khi chọn mục chi phí trả trước dài hạn thì các bạn cần chọn thêm khoản mục trích chi phí ở bên dưới. Khoản mục trích chi phí là một tài khoản được lập để tập hợp các chi phí cho sản xuất kinh doanh một mặt hàng hay một dịch vụ nào đó hoặc là một khoản mục để tập hợp chi phí cho một hóa đơn bán ra. Ví dụ 1: Dịch vụ vệ sinh công nghiệp cần trích chi phí từ các vật tư như thuốc tẩy, găng tay... thì khi mua các mặt hàng thuốc tẩy, găng tay chúng ta phải chọn khoản mục trích chi phí là "Vật tư cho dịch vụ vệ sinh công nghiệp" để sau này khi xuất hóa đơn Dịch vụ vệ sinh công nghiệp thì có chi phí để tính giá vốn. Ví dụ 2: doanh nghiệp thực hiện một dự án lắp đặt thiết bị và có thuê các nhà thầu làm các hạng mục khác nhau trong dự án, khi nhận hóa đơn từ các nhà thầu này, doanh nghiệp sẽ phải hạch toán vào một khoản mục tập hợp chi phí cho "dự án lắp đặt thiết bị". Đến khi dự án hoàn thành, doanh nghiệp xuất hóa đơn thì các đầu vào nói trên sẽ được tính giá vốn cho dự án.
- Nếu mục chi phí trả trước dài hạn chưa tồn tại thì các bạn nhấn nút dấu cộng (+) để tạo một khoản mục chi phí mới.
- Phần hạch toán còn có nút tick "Hàng nhập khẩu" để hạch toán thuế VAT cho hàng nhập khẩu. Nếu các bạn nhập tờ khai hải quan thì cần tick vào mục này
- Phần hạch toán có các mục chọn tài khoản nợ, có... được thiết kế dành riêng cho các bạn kế toán viên chuyên nghiệp để tự hạch toán theo ý chủ quan của mình. Nếu bạn không biết nhiều về nghiệp vụ kế toán thì chỉ cần chọn đúng 2 tiêu chí là Phân loại và Hạch toán như trên là hệ thống sẽ tự hạch toán nợ có cho bạn
