Số dư là giá trị còn lại của tài khoản kế toán trong một kỳ kế toán.
Có những tài khoản chỉ có số dư bên nợ, một số tài khoản khác thì
chỉ có số dư bên có và
một số tài khoản có số dư cả hai bên. Vetabyte sẽ hướng dẫn các bạn nguyên tắc ghi nhận số dư cuối kỳ các tài khoản phổ biến trong hệ thống sổ sách kế toán của doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Các tài khoản chỉ có số dư bên nợ
Hầu hết
các tài khoản đầu 1 và đầu 2 chỉ có số dư bên nợ. Dưới đây là danh sách các tài khoản thông dụng chỉ có số dư bên nợ:
- Tài khoản 111, tiền mặt
- Tài khoản 112, tiền gửi ngân hàng
- Tài khoản 133, thuế giá trị gia tăng được khấu trừ
- Tài khoản 141, tạm ứng
- Tài khoản 154, chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
- Tài khoản 156, hàng hóa
- Tài khoản 211, tài sản cố định
- Tài khoản 242, chi phí trả trước
Để ghi nhận số dư cuối kỳ cho các tài khoản này chúng ta áp dụng công thức sau:
Số dư cuối kỳ bên Nợ =
Số dư Nợ đầu kỳ +
Tổng số phát sinh Nợ trong kỳ -
Tổng số phát sinh Có trong kỳ.
Nếu công thức này ra số âm thì chắc là có gì đó sai sai, cần xem lại chi tiết các bút toán
Các tài khoản chỉ có số dư bên có
Hầu hết các tài khoản chỉ có số dư bên có là tài khoản đầu 3 và đầu 4, ngoại lệ có thêm một tài khoản đầu 2. Dưới đây chúng tôi liệt kê các tài khoản thông dụng mà chỉ có số dư bên có
- Tài khoản 214, khấu hao tài sản cố định
- Tài khoản 411, vốn chủ sở hữu
Đối với các tài khoản này, khi kết chuyển cuối kỳ, áp dụng công thức như sau:
Số dư cuối kỳ bên Có =
Số dư Có đầu kỳ +
Tổng số phát sinh Có trong kỳ -
Tổng số phát sinh Nợ trong kỳ
Các tài khoản vừa có số dư bên Nợ vừa có số dư bên Có
Các tài khoản vừa có số dư bên nợ vừa có số dư bên có được gọi là
tài khoản lưỡng tính. Điển hình là các tài khoản sau đây:
- Tài khoản 131, phải thu khách hàng
- Tài khoản 138, phải thu khác
- Tài khoản 331, phải trả cho người bán
- Tài khoản 333, thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước
- Tài khoản 334, phải trả cho người lao động
- Tài khoản 338, phải trả phải nộp khác
- Tài khoản 421, lợi nhuận sau thuế chưa phân phối
Đối với các tài khoản này việc ghi nhận số dư nợ/có thực hiện như sau:
- Với tài khoản 131 và 331 phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng (khách hàng, và nhà cung cấp) để ghi nhận số dư cuối kỳ theo công thức: số dư đầu kỳ bên nợ - số dư đầu kỳ bên có + tổng phát sinh bên nợ trong kỳ - tổng phát sinh bên có trong kỳ, nếu ra kết quả dương thì ghi vào dư cuối kỳ bên nợ, còn nếu ra kết quả âm thì ghi vào dư cuối kỳ bên có của từng đối tượng, sau đó lấy tổng dư nợ và tổng dư có để ghi vào sổ tài khoản. Trong các báo cáo thì không cần thiết phải lấy chi tiết từng tài khoản đối tượng mà chỉ cần lấy tổng của toàn bộ sổ 131 và 331 cũng theo công thức như trên
- Với các tài khoản còn lại lấy số dư đầu kỳ bên nợ - số dư đầu kỳ bên có + tổng phát sinh bên nợ trong kỳ - tổng phát sinh bên có trong kỳ, nếu ra kết quả dương thì ghi vào dư cuối kỳ bên nợ, còn nếu ra kết quả âm thì ghi vào dư cuối kỳ bên có
Các tài khoản không có số dư
Các tài khoản đầu 5, 6, 7, 8, 9 không có số dư cuối kỳ. Lý do cũng thật dễ hiểu đó là cuối kỳ kế toán sẽ phải thực hiện bút toán kết chuyển trên các tài khoản này để xác định doanh thu, chi phí, lợi nhuận... Và bút toán kết chuyển sẽ làm cho
bảng cân đối tài khoản trở nên "cân đối" đúng như tên gọi của nó. Dưới đây là các bút toán kết chuyển cuối kỳ:
- Tài khoản 521, hàng bán trả lại. Cuối kỳ sẽ kết chuyển hết vào tài khoản 511 (ghi nợ 511, ghi có 521 tổng số tiền phát sinh trong kỳ)
- Tài khoản 511, doanh thu. Cuối kỳ kết chuyển hết vào 911 (ghi có 911, ghi nợ 511 tổng số tiền phát sinh trong kỳ)
- Tài khoản 515, doanh thu tài chính. Cuối kỳ kết chuyển hết vào 911 (ghi có 911, ghi nợ 515tổng số tiền phát sinh trong kỳ)
- Tài khoản 632, giá vốn hàng bán. Cuối kỳ kết chuyển hết vào 911 (ghi nợ 911, ghi có 632tổng số tiền phát sinh trong kỳ)
- Tài khoản 635, chi phí tài chính. Cuối kỳ kết chuyển hết vào 911 (ghi nợ 911, ghi có 635 tổng số tiền phát sinh trong kỳ)
- Tài khoản 642, chi phí quản lý doanh nghiệp. Cuối kỳ kết chuyển hết vào 911 (ghi nợ 911, ghi có 642 tổng số tiền phát sinh trong kỳ)
- Tài khoản 811, chi phí khác. Cuối kỳ kết chuyển hết vào 911 (ghi nợ 911, ghi có 811 tổng số tiền phát sinh trong kỳ)
- Tài khoản 421, lợi nhuận sau thuế chưa phân phối. Sau khi đã thực hiện các bút toán kết chuyển từ 1 đến 7 nêu trên, cần lập bút toán xác định lãi lỗ bằng cách lấy tổng phát sinh bên có 911 - tổng phát sinh bên nợ 911, nếu số dương, tức là có lãi thì ghi nợ 911 và ghi có 421, nếu số âm tức là bị lỗ thì ghi có 911, ghi nợ 421.
- Tài khoản 821, chi phí thuế TNDN. Sau khi đã có bút toán xác định lãi lỗ trên tài khoản 421, nếu kết quả là lãi thì cần lập bút toán kết chuyển chi phí thuế thu nhập nghiệp. Lấy số tiền ở bước 8 nhân với thuế suất hiện hành là 20%, rồi ghi nợ 911 và ghi có vào 821. Đồng thời ghi nợ số tiền đó vào 821 và ghi có vào 333. Nếu kết quả xác định lãi lỗ ở bước 8 là lỗ thì không cần hạch toán thêm bút toán này.
