Chức năng
quản lý phiếu thu của phần mềm kế toán Vetabyte giúp bạn cập nhật các giao dịch trên sổ ngân hàng và tiền mặt từ đó kết xuất báo cáo nội bộ và báo cáo thuế.
Tổng quan
Phiếu thu thể hiện
các giao dịch thu tiền của doanh của doanh nghiệp qua hai hình thức là
Ngân Hàng hoặc
Tiền Mặt. Nhờ sự phát triển của các dịch vụ ngân hàng online nên ngày nay doanh nghiệp cũng có thể thu tiền của đối tác qua các tài khoản cá nhân, và các tài khoản cá nhân này cũng tạm coi là tiền mặt. Phần mềm kế toán Vetabyte cho phép định nghĩa các tài khoản mà doanh nghiệp có sử dụng để thu tiền bao gồm 2 loại: Một là) Tài khoản ngân hàng là các tài khoản đứng tên doanh nghiệp được đăng ký tại các ngân hàng. Một công ty được phép đăng ký nhiều tài khoản ngân hàng khác nhau. Hai là) Tài khoản tiền mặt bao gồm tiền mặt tại quỹ và các tài khoản cá nhân dùng để thu hộ các khoản tiền mặt của khách hàng.
Để định nghĩa các tài khoản nói trên các bạn vào
menu Cài đặt ->
Tài khoản thu chi. Lưu ý định nghĩa phải phân loại đúng các tài khoản ngân hàng và tài khoản tiền mặt. Khi thu tiền trên
Tài khoản ngân hàng thì bắt buộc phải hạch toán đầy đủ vào các sổ sách kế toán còn tài khoản cá nhân, tiền mặt thì chỉ tạm thu sau đó khi hạch toán sẽ dựa vào các chứng từ khác như hóa đơn bán ra nên không bắt buộc phải hạch toán
Khi doanh nghiệp thực hiện một khoản thu, khoản thu đó sẽ đi vào sổ chi tiết ngân hàng (nếu thu trên tài khoản ngân hàng) và sổ chi tiết tiền mặt (nếu thu trên các tài khoản tiền mặt). Ngoài ra khoản thu cũng cần được xác định là doanh thu hay khoản thu nội bộ để có những báo cáo theo thời gian thực về doanh thu, dòng tiền... (Xem thêm phần các báo cáo nội bộ)
Hướng dẫn nhập và sửa phiếu thu
Để nhập các phiếu thu, các bạn vào
menu Kế toán ->
Phiếu thu sau đó chọn chức năng
Thêm hoặc
Sửa. Các chức năng này dùng chung một form nhập liệu như hình vẽ sau đây:
Lưu ý:
- Khi nhập phiếu thu có 2 bộ chọn là Phân loại và Hạch toán. Bộ chọn phân loại dùng để xác định khoản thu đó là doanh thu hay thu khác để lên các báo cáo doanh thu nội bộ sau này.
- Bộ chọn hạch toán để ghi sổ kế toán và lên các báo cáo tài chính, báo cáo thuế. Bộ chọn này chỉ xuất hiện đối với tài khoản ngân hàng. còn đối với tài khoản tiền mặt bộ chọn sẽ xuất hiện chỉ khi người dùng tick vào ô hạch toán. Như trên đã nói chúng ta không cần phải hạch toán các khoản thu tiền mặt vì các khoản đó sẽ hạch toán theo hóa đơn bán ra (xem thêm bài hướng dẫn nhập hóa đơn bán ra).
Các nghiệp vụ cơ bản và cách hạch toán:
- Khi nộp tiền mặt tại quầy vào tài khoản ngân hàng hoặc chuyển tiền từ tài khoản cá nhân (của nhân viên trong công ty) đến tài khoản ngân hàng của công ty thì chọn hạch toán 111
- Khi khách hàng trả tiền mua hàng, hoặc đặt cọc, trả trước tiền hàng thì hạch toán 131
- Khi người bán (nhà cung cấp) trả lại tiền thừa hoặc tiền cọc thì hạch toán 331
- Nếu công ty có tạm ứng cho nhân viên (bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản) và nhân viên hoàn ứng lại cho công ty bằng cách chuyển khoản hoặc nộp tiền mặt trực tiếp tại quầy vào tài khoản ngân hàng của công ty thì hạch toán 141
- Khi công ty có vay vốn ngân hàng và được giải ngân trực tiếp về tài khoản của công ty thì hạch toán 341
- Khi công ty dùng tiền tại tài khoản cho các hoạt động kinh doanh chẳng hạn như bảo lãnh, thế chấp, ký quỹ... sau đó được hoàn lại thì hạch toán 138
- Khi các cổ đông nộp tiền mặt hoặc chuyển khoản đến tài khoản công ty với mục đích góp vốn theo quy định thì hạch toán 411
- Khi tiền gửi trên ngân hàng có sinh lời hoặc công ty có khoản vay, chứng chỉ quỹ hoặc có nhận lợi nhuận từ các hoạt động đầu tư tài chính thì hạch toán 515
Nhập dữ liệu từ file excel
Nếu các bạn có thói quen ghi chép các khoản thu trên file excel hoặc nếu ứng dụng ngân hàng của các bạn cho phép kết xuất dữ liệu ra excel thì các bạn hoàn toàn có thể
nhập dữ liệu từ file excel vào phần mềm. Tuy nhiên có mấy lưu ý như sau:
- File import phải có các cột theo đúng mẫu. Bạn có thể tải về file mẫu khi sử dụng chức năng này
- Khi nhập dữ liệu từ file phải chọn đúng tài khoản. Giả sử bạn có 2 tài khoản ngân hàng thì cần tách ra 2 file excel để import lên
- Sau khi nhập dữ liệu từ file excel phải dùng chức năng sửa để hạch toán từng phiếu thu để đảm bảo phiếu thu được hạch toán đúng vào các sổ sách kế toán
Một số trường hợp nhập phiếu thu tiền mặt và phải hạch toán
Như trên đã nói khi nhập phiếu thu vào các tài khoản tiền mặt chúng ta không cần hạch toán mà chỉ cần phân loại để lên các báo cáo doanh thu để theo dõi nội bô. Tuy nhiên có một số tình huống sau các bạn vẫn cần phải hạch toán dù là trên tài khoản tiền:
- Trường hợp hóa đơn bán ra được khách hàng thanh toán một phần bằng tiền ngân hàng và phần còn lại bằng tiền mặt
- Công ty tạm ứng cho nhân viên từ tài khoản ngân hàng nhưng sau đó nhân viên hoàn ứng bằng tiền mặt
- Người bán trả lại tiền cho công ty bằng tiền mặt
- Chủ sở hữu công ty góp vốn bằng tiền mặt
