Hướng dẫn in sổ sách kế toán và lập các báo cáo cho cơ quan thuế

Cuối niên độ kế toán bạn cần hoàn thiện các sổ sách kế toán và các báo cáo nộp cho cơ quan thuế. Phần mềm kế toán Vetabyte sẽ giúp các bạn làm công việc này một cách cực kỳ đơn giản. Nếu các bạn chưa có nhiều kiến thức về sổ sách và báo cáo thuế thì nên đọc qua bài viết này trước khi tiếp tục với các phần hướng dẫn dưới đây.

Kết chuyển cuối năm

Khi hết một niên độ kế toán (cuối năm) các bạn cần thực hiện bút toán kết chuyển để xác định doanh thu, chi phí và lợi nhuận của doanh nghiệp. Thao tác này được thực hiện chỉ bằng một nút nhấn trong phần mềm kế toán Vetabyte. Các bạn vào menu Kế toán -> Sổ sách kế toán, sau đó chọn module Sổ 911 - Kết quả kinh doanh. Trong module này, bạn nhấn vào nút kết chuyển cuối kỳ. Nếu có thông báo "Kết chuyển thành công" là việc kết chuyển đã hoàn tất.

Khi thực hiện chức năng kết chuyển cuối kỳ các bút toán sau đây sẽ được thực hiện:

Kết chuyển lỗ lãi

• Kết chuyển tổng doanh thu trên sổ 511, ghi có vào tài khoản 911 và ghi nợ tài khoản 511 (A)
• Kết chuyển tổng doanh thu hoạt động tài chính trên sổ 515, ghi có vào tài khoản 911 và ghi nợ tài khoản 515 (B)
• Kết chuyển tổng giá vốn trên sổ 632, ghi nợ vào tài khoản 911 và ghi có vào tài khoản 632 (C)
• Kết chuyển tổng chi phí tài chính trên sổ 635, ghi nợ vào tài khoản 911 và ghi có vào tài khoản 635 (D)
• Kết chuyển tổng chi phí quản lý doanh nghiệp trên sổ 642, ghi nợ vào tài khoản 911 và ghi có vào tài khoản 642 (E)
• Kết chuyển tổng thu nhập khác trên sổ 711, ghi có vào tài khoản 911 và ghi nợ vào tài khoản 711 (F)
• Kết chuyển tổng chi phí khác trên sổ 811, ghi nợ vào tài khoản 911 và ghi có vào tài khoản 811 (G)
• Kết chuyển lỗ lãi lấy tổng các khoản doanh thu nói trên trừ đi các khoản chi phí nói trên: A + B - C - D - E + F - G, nếu kết quả là dương, tức có lãi thì ghi nợ vào tài khoản 911 và ghi có vào tài khoản 421. Nếu âm, tức là lỗ, thì ghi có vào tài khoản 911 và ghi nợ vào tài khoản 421

Kết chuyển thuế thu nhập doanh nghiệp

Trong trường hợp bước kết chuyển lỗ lãi ra kết quả dương (có lãi) thì phần mềm sẽ tự động tính chi phí thuế TNDN phải nộp theo quy định hiện hành là 20% và ghi nợ vào tài khoản 821, ghi có tài khoản 333. Tiếp đó phần mềm sẽ tạo bút toán kết chuyển chi phí thuế, ghi nợ vào tài khoản 911  và ghi có vào tài khoản 821 với cùng số tiền thuế phải nộp.

Lưu ý khi kết chuyển

Phần mềm kế toán Vetabyte là phần mềm chạy theo thời gian thực vì vậy các bạn có thể kết chuyển bất cứ thời điểm nào trong năm. Đây là một lợi thế rất lớn của phần mềm này cho phép kế toán có thể tạm xem số liệu khóa sổ và sau đó điều chỉnh nếu có bút toán nào sai sót. Ngoài ra nếu các bạn nhập dữ liệu mỗi ngày thì đến thời điểm 31 tháng 12 đã có thể kết xuất và in toàn bộ sổ sách kế toán cũng như là các báo cáo để nộp cho cơ quan thuế. Trong khi nếu các bạn thuê ngoài kế toán thì thường đến tháng 3 sang năm các đơn vị làm kế toán thuê ngoài mới có thể hoàn thiện sổ sách cho các bạn, dẫn tới có thể có rất nhiều sai sót vì số liệu đã bị biến động.

Tuy nhiên các bạn cũng cần lưu ý kiểm tra các dữ liệu sau đây trước khi kết chuyển để đảm bảo các bút toán được hạch toán đúng và các sổ sách cân đối:

• Cần phân bổ chi phí khấu hao tài sản cố định đến hết tháng 12 của năm.
• Cần phân bổ chi phí khấu hao công cụ dụng cụ đến hết tháng 12 của năm
• Cần duyệt hết các bảng lương của 12 tháng trong năm
• Kiểm tra không bỏ sót bất cứ một chứng từ nào.

Sau khi kết chuyển, các bạn mở báo cáo tài chính (vào menu Kế toán -> Sổ sách kế toán -> Báo cáo tài chính) và chọn mục bảng cân đối tài khoản, nếu thấy tổng dư đầu, phát sinh và cuối kỳ bên nợ và bên có bằng nhau là được. Nếu không bằng nhau thì phải kiểm tra lại các bút toán để hạch toán cho đúng rồi kết chuyển lại lần nữa.

Khóa sổ cuối năm

Việc khóa sổ cuối năm sẽ chốt số dư tất cả các tài khoản sau khi kết chuyển. Nếu kết chuyển đúng, các tài khoản đầu 5 đến 9 sẽ không còn số dư và bảng cân đối tài khoản sẽ cho số dư nợ = số dư có. Các tài khoản còn số dư sẽ được kết chuyển và mang sang năm tiếp theo dưới dạng số dư đầu kỳ.

Khóa sổ cuối năm cũng là động tác kết thúc ghi sổ kế toán. Sau khi khóa sổ các chứng từ và số liệu kế toán trên các sổ sẽ không thể update và sửa đổi được nữa để đảm bảo không làm sai lệch số liệu sau khi đã nộp báo cáo cho cơ quan thuế. Vì vậy các bạn chỉ nên chọn chức năng này sau khi đã kiểm tra kỹ các số liệu và hoàn thiện việc nộp báo cáo tài chính cho cơ quan thuế.

Sau khi khóa sổ và nộp báo cáo cho cơ quan thuế nếu phát hiện có sai sót thì các sai sót đó sẽ được điều chỉnh bổ sung ở năm sau.

Để khóa sổ cuối năm các bạn vào menu Kế toán -> Sổ sách kế toán -> Sổ 911 -> Khóa sổ cuối năm

Xem và in sổ sách kế toán

Toàn bộ sổ sách kế toán của doanh nghiệp sẽ được tìm thấy trong menu Kế toán -> Sổ sách kế toán. Các sổ sách mà phần mềm kế toán Vetabyte sử dụng là phù hợp với hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ, kinh doanh thương mại dịch vụ tại Việt Nam. Thiết kế của phần xem in sổ giúp các bạn kế toán xem lại các sổ cái của từng tài khoản và sau đó kết xuất sang excel để lưu ngoài hoặc để in và đóng sổ theo đúng quy định.

Có các sổ sau đây bắt buộc phải in

1. Sổ nhật ký chung
2. Sổ cái các tài khoản

Trong đó Sổ cái các tài khoản bao gồm tất cả các tài khoản kế toán theo quy định mà có thể có phát sinh trong năm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài ra, một số sổ sách sau đây sẽ cần phải in thêm sổ chi tiết:

• Sổ tiền mặt 111 cần in cả sổ cái và sổ chi tiết, hay còn gọi là sổ quỹ tiền mặt
• Sổ ngân hàng 112 cần in cả sổ cái và sổ chi tiết hay còn gọi là sổ ngân hàng
• Sổ 131 cần in cả sổ cái, sổ tổng hợp phải thu và sổ chi tiết phải thu của từng khách hàng
• Sổ 154 cần in cả sổ cái, sổ tổng hợp và sổ chi tiết các tài khoản 154
• Sổ 156 cần in sổ cái, sổ tổng hợp nhập - xuất -tồn và sổ chi tiết của từng hàng hóa
• Sổ 214 cần in sổ cái và sổ chi tiết phân bổ khấu hao tài sản cố định từng tháng
• Sổ 242 cần in sổ cái và sổ chi tiết phân bổ khấu hao công cụ dụng cụ từng tháng
• Sổ 331 cần in sổ cái, sổ tổng hợp phải trả và sổ chi tiết phải trả của từng nhà cung cấp

Tờ khai thuế GTGT hàng tháng hoặc hàng quý

Trong phân hệ sổ sách kế toán đã có sẵn mục Tờ khai thuế giá trị gia tăng. Chức năng này sẽ kết xuất tờ khai hàng tháng hoặc hàng quý tùy theo định nghĩa của mỗi doanh nghiệp trong phần cài đặt Vetabyte đã có bài hướng dẫn riêng cho việc kết xuất báo cáo này vui lòng tham khảo hướng dẫn lập tờ khai thuế GTGT tại đây

Bộ báo cáo tài chính cuối năm

Sau khi kết chuyển các sổ sách cuối năm các bạn có thể in ngay bộ báo cáo tài chính cuối năm và nộp cho cơ quan thuế mà không cần phải thêm bất cứ thao tác nào. Bộ báo cáo tài chính cho doanh nghiệp vừa và nhỏ theo thông tu 133 gồm có:

• Báo cáo tình hình tài chính
  
  • Phụ lục 1 - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
  • Phụ lục 2 - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
  • Phụ lục 3 - Bảng cân đối tài khoản
• Thuyết minh báo cáo tài chính

Các báo cáo này đều có trong menu Kế toán -> Sổ sách kế toán

Bộ báo cáo quyết toán thuế cuối năm

Đồng thời với việc nộp các báo cáo tài chính như ở trên, doanh nghiệp còn phải lập và nộp báo cáo quyết toán thuế cuối năm. Mục đích của báo cáo này là để xác định khoản thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp theo kết quả kinh doanh đã có trong các báo trên. Nếu doanh nghiệp có lãi thì phải nộp số thuế như trong sổ 821 đã ghi nhận. Còn nếu lỗ doanh nghiệp không phải nộp thuế, nhưng vẫn phải nộp đầy đủ báo cáo quyết toán thuế. Phần lỗ của thuế được chuyển lỗ sang năm tiếp theo bằng bút toán chuyển lỗ. Bộ báo cáo quyết toán thuế bao gồm

• Tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp
  • Phụ lục tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp
• Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân
  • Phụ lục 1 - Bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu thuế lũy tiến từng phần
  • Phụ lục 2 - Bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo thuế suất toàn phần
  • Phụ lục 3 - Bảng kê chi tiết giảm trừ gia cảnh

Các báo cáo này cũng có trong menu Kế toán -> Sổ sách kế toán