Theo dõi hàng tồn kho là quy định bắt buộc đối với kế toán thuế doanh nghiệp vừa và nhỏ. Phần mềm kế toán Vetabyte giúp các bạn lập sổ kho và theo dõi hàng tồn kho một cách dễ dàng.
Sổ kho có tác dụng gì?
Sổ kho dùng để ghi nhận chi tiết các biến đổi về lượng và giá trị đối với các
hàng hóa mà doanh nghiệp nhập về để bán. Đối với doanh nghiệp thương mại khi nhập hàng hóa về để bán có hai cách hạch toán:
- Nếu hàng hóa nhập đơn lẻ hoặc theo hợp đồng và sau đó xuất bán luôn cho khách hàng mà không để tồn kho thì sẽ hạch toán trực tiếp vào giá vốn (tài khoản 632) khi mua hàng.
- Nếu hàng hóa có phát sinh nhập xuất thường xuyên, liên tục và thường có tồn kho từ năm này qua năm khác thì cần phải lập sổ kho để theo dõi chi tiết nhập xuất tồn và lên sổ tổng hợp xuất nhập tồn. Các hàng hóa này được ghi nhận vào sổ 156. Khi xuất hóa đơn bán hàng hóa này thì sẽ hạch toán thêm bút toán ghi có 156 và ghi nợ vào 632 để giảm lượng và giá trị tồn kho.
Việc lập sổ kho chi tiết còn dùng để
tính giá vốn cho hàng hóa khi xuất bán. Phần mềm kế toán Vetabyte tính giá vốn hàng tồn kho theo phương pháp
bình quân gia quyền tức thời. Theo phương pháp này mỗi khi nhập hàng, hệ thống sẽ lấy bình quân gia quyền giữa số lượng hàng tồn kho tại thời điểm nhập với số lượng hàng nhập về. Chẳng hạn mặt hàng A đang tồn kho 2 đơn vị với giá vốn là 100,000/một đơn vị. Khi doanh nghiệp có nhập thêm 3 đơn vị nữa với giá nhập là 120,000/một đơn vị thì giá bình quân gia quyền tính bằng ((2 * 100,000) + (3* 110,000)) / (2+3) = 112,000/một đơn vị.
Nhập số dư đầu kỳ cho sổ kho
Chức năng quản lý sổ kho các bạn sẽ tìm thấy ở
menu Kế toán ->
Sổ kho. Lần đầu tiên sử dụng phần mềm kế toán Vetabyte, bạn cần
nhập số dư đầu kỳ cho hàng hóa tồn kho để tiếp tục theo dõi trên phần mềm. Số dư đầu kỳ cần nhập số lượng và giá trị tổng của từng hàng hóa có tồn kho của kỳ trước. Số liệu này các bạn có thể tìm thấy trong sổ
chi tiết hàng hóa 156 của kỳ kế toán trước. Form nhập số dư đầu kỳ như hình sau:
Lưu ý: Đối với
doanh nghiệp mới thành lập số dư hàng tồn kho bằng 0 nên
không cần phải nhập số dư đầu kỳ.
Số dư đầu kỳ cũng có thể sửa đổi tuy nhiên các bạn chỉ được sửa số dư đầu kỳ khi mà chưa có các bút toán phát sinh nhập - xuất đối với hàng hóa đó bởi vì mỗi khi nhập xuất, giá bình quân gia quyền được tính lại. Bạn cũng có thể xóa một mặt hàng khỏi sổ kho, tuy nhiên nghiệp vụ xóa cũng chỉ được phép thực hiện với các hàng hóa chưa có phát sinh trong kỳ.
In các sổ tồn kho
Cuối năm bạn cần in
sổ tổng hợp nhập xuất tồn và in
sổ chi tiết nhập xuất tồn cho từng mặt hàng để báo cáo. Nút "In sổ tổng hợp" là để in ra bảng tổng hợp nhập xuất tồn các hàng hóa trong kho. Còn nút "Sổ chi tiết" giúp các bạn xem và in chi tiết nhập xuất tồn cho từng mặt hàng.
Xuất hàng hóa sang công cụ dụng cụ.
Một số hàng hóa trong kho có thể được xuất ra cho doanh nghiệp dùng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Nghiệp vụ kế toán này được gọi là "Xuất hàng hóa sang công cụ dụng cụ. Khi thực hiện nghiệp vụ này phần mềm sẽ tự động ghi nhận
giảm hàng hóa trong kho (sổ 156) và ghi
tăng chi phí trả trước dài hạn (sổ 242) đồng thời hàng hóa đó cũng sẽ xuất hiện trong bảng theo dõi công cụ dụng cụ, xem thêm phần hướng dẫn quản lý công cụ dụng cụ.
Lưu ý: Khi xuất sang công cụ dụng cụ bạn cần ghi rõ số tháng phân bổ, vì đây là cơ sở để tính
phân bổ chi phí công cụ dụng cụ hàng tháng.
