Hướng dẫn nhập số dư đầu khi dùng phần mềm kế toán Vetabyte

Lần đầu sử dụng phần mềm kế toán Vetabyte các bạn cần phải nhập các số dư đầu kỳ. Số dư đầu kỳ này lấy từ báo cáo tài chính hoặc sổ sách kế toán kỳ trước. Nếu các bạn chưa biết tìm số liệu đầu kỳ ở đâu hãy liên hệ với bộ phận tư vấn kế toán của Vetabyte theo số hotline 098-984-8886 để được trợ giúp. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn các bạn chi tiết cách nhập số dư đầu kỳ để lên các báo cáo theo niên độ kế toán.

Số dư đầu kỳ cần nhập những gì?

Số dư đầu kỳ của một hệ thống kế toán gồm các phần sau:

Số dư đầu các tài khoản
Phải thu khách hàng kỳ trước (cần nhập chi tiết)
Phải trả cho người bán kỳ trước (cần nhập chi tiết)
Hàng hóa tồn kho kỳ trước (cần nhập chi tiết)
Tài sản cố định kỳ trước (cần nhập chi tiết)
Công cụ dụng cụ kỳ trước (cần nhập chi tiết)
Số liệu kết quả hoạt động kinh doanh kỳ trước
Số liệu lưu chuyển tiền tệ kỳ trước

Lưu ý:

Doanh nghiệp mới thành lập thì mọi số dư đều chưa có nên có thể bỏ qua bước nhập số dư đầu kỳ. Hệ thống sẽ tự xác định số dư đầu kỳ = 0.
Số dư các tài khoản sẽ lấy số liệu từ Bảng cân đối tài khoản kỳ trước
Các tài khoản cần nhập chi tiết trong danh sách trên sẽ phải lấy số liệu từ sổ chi tiết kỳ trước cho từng đối tượng. Ví dụ Phải thu khách hàng sẽ lấy số liệu từ sổ chi tiết phải thu khách hàng kỳ trước.
Số liệu kết quả hoạt động kinh doanh lấy từ báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh kỳ trước
Số liệu lưu chuyển tiền tệ lấy từ báo cáo lưu chuyển tiền tệ kỳ trước

Nhập số dư các tài khoản

Vào menu Kế toán -> Sổ sách kế toán và chọn mục Nhập số dư đầu. Trang nhập số dư đầu các tài khoản có ghi rõ các số hiệu tài khoản, tên tài khoản các bạn chỉ cần tìm số liệu tương ứng trên Bảng cân đối tài khoản kỳ trước, mẫu số F01 - DNN, cột số liệu năm nay rồi nhập vào các ô tài khoản là xong. Lưu ý có những tài khoản cần nhập chi tiết theo tiểu khoản (tài khoản 4 số) và thậm chí chi tiết theo tiết khoản (5 số). Chẳng hạn tài khoản 333 là Thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước, trong đó có các tiểu khoản là 3331 - Thuế GTGT phải nộp, 3334- Thuế thu nhập doanh nghiệp... Trong tiểu khoản 3331 lại có 2 tiết khoản con là 33311 - Thuế GTGT đầu ra và 33312 - Thuế GTGT hàng nhập khẩu.

Có một số tài khoản thường không có dữ liệu đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ như tài khoản 241 xây dựng cơ bản dở dang, tài khoản. 336 phải trả nội bộ... thì có thể bỏ qua. Dưới đây là danh sách các tài khoản thường xuyên phát sinh và có số liệu đầu kỳ cần phải nhập trong phần Nhập số dư tài khoản:

1111 - Tiền đồng

1121 - Tiền gửi ngân hàng bằng tiền đồng

1331 - Thuế GTGT được khấu trừ còn dư của kỳ trước

1386 - Cầm cố, ký quỹ

1388 - Phải thu khác

141 - Tạm ứng

2141 - Hao mòn tài sản cố định hữu hình

33311 - Thuế GTGT đầu ra

3334 - Thuế thu nhập doanh nghiệp

3383 - Bảo hiểm xã hội

3384 - Bảo hiểm y tế

3385 - Bảo hiểm thất nghiệp

3388 - Phải trả phải nộp khác

4111 - Vốn chủ sở hữu

4211 - Lợi nhuận chưa phân phối năm trước

4212 - Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối

Lưu ý: Bảng cân đối tài khoản kỳ trước nằm trong bộ báo cáo tình hình tài chính và có thể download từ trang thuế điện tử https://thuedientu.gdt.gov.vn

Sau khi nhập đầy đủ số liệu các bạn bấm nút cập nhật để cập nhật thông tin.

Nhập số dư đầu phải thu khách hàng

Khi bạn chọn chức năng này, danh sách các khách hàng đã nhập dữ liệu tồn đầu kỳ sẽ hiện ở khung bên phải, Bạn nhấn nút Thêm để thêm số dư đầu kỳ cho khách hàng mới. Sau khi nhập xong đối chiếu tổng dư nợ phải thu khách hàng với Bảng cân đối tài khoản kỳ trước, nếu khớp là OK. Trường hợp nhập sai khách hàng hoặc số liệu bạn có thể bấm nút Sửa hoặc Xóa để điều chỉnh.

Lưu ý: Số dư đầu phải thu khách hàng được lấy ở sổ chi tiết 131 của năm trước. Nếu các bạn không tìm thấy sổ này thì tạm treo một khách hàng ABC và lấy số dư từ tài khoản 131 trên bảng cân đối tài khoản kỳ trước để đưa vào và sẽ tìm cách xử lý trong năm khi có phát sinh thanh toán hoặc hóa đơn.

Nhập số dư đầu phải trả nhà cung cấp

Khi bạn chọn chức năng này, danh sách các các nhà cung cấp đã nhập dữ liệu tồn đầu kỳ sẽ hiện ở khung bên phải, Bạn nhấn nút Thêm để thêm số dư đầu kỳ cho nhà cung cấp mới. Sau khi nhập xong đối chiếu với tổng dư nợ phải trả nhà cung cấp trên Bảng cân đối tài khoản kỳ trước, nếu khớp là OK. Trường hợp nhập sai nhà cung cấp hoặc số liệu bạn có thể bấm nút Sửa hoặc Xóa để điều chỉnh.

Lưu ý: Số dư đầu phải trả nhà cung cấp được lấy ở sổ chi tiết 331 của năm trước. Nếu các bạn không tìm thấy sổ này thì tạm treo một nhà cung cấp XYZ và lấy số dư từ tài khoản 331 trên bảng cân đối tài khoản kỳ trước để đưa vào và sẽ tìm cách xử lý trong năm khi có phát sinh thanh toán hoặc hóa đơn.

Nhập số dư đầu hàng hóa tồn kho

Chức năng nhập số dư đầu hàng hóa tồn kho có trong phân hệ sổ kho. Các bạn vào menu Kế toán -> Sổ kho và chọn chức năng Thêm để nhập các hàng hóa tồn kho đầu kỳ. Trong quá trình nhập hàng hóa tồn kho đầu kỳ, nếu có sai sót các bạn có thể dùng chức năng Sửa hoặc Xóa để điều chỉnh.

Nhập số dư đầu tài sản cố định

Số dư đầu kỳ tài sản cố định được nhập từ menu Kế toán -> Tài sản cố định. Trong phần này có các chức năng Thêm để thêm tài sản đầu kỳ. Nếu quá trình nhập có sai sót các bạn có thể dùng chức năng Sửa hoặc Xóa để điều chỉnh.

Nhập số dư đầu công cụ dụng cụ

Công cụ dụng cụ được nhập từ menu Kế toán -> Công cụ dụng cụ. Trong phần này cũng có các chức năng Thêm, Sửa, Xóa như phần tài sản.

Nhập số dư đầu kết quả hoạt động kinh doanh

Số dư đầu kỳ của kết quả hoạt động kinh doanh là số liệu tổng hợp cho phụ lục B02-DNN của bộ báo cáo tài chính. Số liệu này lấy từ cột “Năm nay” của báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh kỳ trước. Gồm có các chỉ tiêu sau:

[01] - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
[02] - Các khoản giảm trừ doanh thu
[11] - Giá vốn hàng bán
[21] - Doanh thu hoạt động tài chính
[22] - Chi phí tài chính
[24] - Chi phí quản lý kinh doanh
[31] - Thu nhập khác
[32] - Chi phí khác

Nhập số dư đầu của báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Số dư đầu kỳ của báo cáo lưu chuyển tiền tệ là số liệu tổng hợp cho phụ lục B03-DNN của bộ báo cáo tài chính. Số liệu này lấy từ cột “Năm nay” của báo cáo lưu chuyển tiền tệ kỳ trước. Gồm các chỉ tiêu sau: