Chức năng
quản lý phiếu chi của phần mềm kế toán Vetabyte giúp bạn cập nhật các giao dịch trên sổ ngân hàng và tiền mặt từ đó kết xuất báo cáo nội bộ và báo cáo thuế.
Tổng quan
Phiếu chi thể hiện
các giao dịch chi tiền của doanh của doanh nghiệp qua hai hình thức là
Ngân Hàng hoặc
Tiền Mặt. Nhờ sự phát triển của các dịch vụ ngân hàng online nên ngày nay doanh nghiệp cũng có thể thanh toán cho đối tác qua các tài khoản cá nhân, và các tài khoản cá nhân này cũng tạm coi là tiền mặt. Phần mềm kế toán Vetabyte cho phép định nghĩa các tài khoản mà doanh nghiệp có sử dụng để chi tiền bao gồm 2 loại: Một là) Tài khoản ngân hàng là các tài khoản đứng tên doanh nghiệp được đăng ký tại các ngân hàng. Một công ty được phép đăng ký nhiều tài khoản ngân hàng khác nhau. Hai là) Tài khoản tiền mặt bao gồm tiền mặt tại quỹ và các tài khoản cá nhân dùng để thanh toán cho đối tác.
Để định nghĩa các tài khoản nói trên các bạn vào
menu Cài đặt ->
Tài khoản thu chi. Lưu ý định nghĩa phải phân loại đúng các tài khoản ngân hàng và tài khoản tiền mặt. Khi chi tiền từ
Tài khoản ngân hàng thì bắt buộc phải hạch toán đầy đủ vào các sổ sách kế toán còn tài khoản cá nhân, tiền mặt thì chỉ tạm chi sau đó khi hạch toán sẽ dựa vào các chứng từ khác như hóa đơn mua vào nên không bắt buộc phải hạch toán
Khi doanh nghiệp thực hiện một khoản thanh toán, khoản thanh toán đó sẽ đi vào sổ chi tiết ngân hàng (nếu chi tiền trên tài khoản ngân hàng) và sổ chi tiết tiền mặt (nếu chi tiền trên các tài khoản tiền mặt). Ngoài ra khoản chi cũng cần được xác định là chi phí phục vụ kinh doanh hay khoản chi nội bộ để có những báo cáo theo thời gian thực về doanh thu, chi phí, dòng tiền được chính xác nhất. (Xem thêm phần các báo cáo nội bộ)
Hướng dẫn nhập và sửa phiếu chi
Để nhập các phiếu chi, các bạn vào
menu Kế toán ->
Phiếu chi sau đó chọn chức năng
Thêm hoặc
Sửa. Các chức năng này dùng chung một form nhập liệu như hình vẽ sau đây:
Lưu ý:
- Khi nhập phiếu chi có 2 bộ chọn là Phân loại và Hạch toán. Bộ chọn phân loại dùng để xác định khoản chi đó là giá vốn (đầu vào), chi phí hay chi khác để lên các báo cáo doanh thu, chi phí và dòng tiền nội bộ sau này.
- Bộ chọn hạch toán để ghi sổ kế toán và lên các báo cáo tài chính, báo cáo thuế. Bộ chọn này chỉ xuất hiện đối với tài khoản ngân hàng. còn đối với tài khoản tiền mặt bộ chọn sẽ xuất hiện chỉ khi người dùng tick vào ô hạch toán. Như trên đã nói chúng ta không cần phải hạch toán các khoản chi tiền mặt vì các khoản đó sẽ hạch toán theo hóa đơn mua vào (xem thêm bài hướng dẫn nhập hóa đơn mua vào).
Các nghiệp vụ cơ bản và cách hạch toán:
- Khi Rút tiền mặt từ tài khoản ngân hàng về nhập quỹ (Kế cả khi chuyển tiền từ tài khoản công ty đến tài khoản cá nhân của nhân viên trong công ty để không phải ra quầy) thì chọn hạch toán 111
- Khi thanh toán tiền mua hàng, hoặc đặt cọc, trả trước tiền hàng cho đối tác, nhà cung cấp hạch toán 331
- Khi trả lại tiền thừa hoặc hoàn cọc cho khách hàng thì hạch toán 131
- Khi công ty tạm ứng cho nhân viên từ tài khoản ngân hàng theo hình thức rút tiền mặt trực tiếp tại quầy hoặc chuyển khoản đến tài khoản cá nhân thì hạch toán 141
- Khi công ty nộp thuế giá trị gia tăng dù bằng tài khoản tiền mặt hay tài khoản ngân hàng của công ty thì hạch toán 33311
- Khi công ty nộp thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu thì hạch toán 33312
- Khi công ty nộp thuế thu nhập doanh nghiệp thì hạch toán 3334
- Khi công ty nộp thuế môn bài thì hạch toán 3338
- Khi công ty thanh toán tiền bảo hiểm xã hội thì hạch toán 338
- Khi công ty nộp một khoản bảo lãnh, thế chấp, ký quỹ... thì hạch toán 138
- Khi thanh toán một khoản chi phục vụ cho việc bán hàng theo quy định thì hạch toán 6421
- Khi thanh toán một khoản chi phí chung chẳng hạn như tiền thuê nhà, thuê văn phòng, điện nước,... thì hạch toán 6422
Nhập dữ liệu từ file excel
Nếu các bạn có thói quen ghi chép các khoản chi trên file excel hoặc nếu ứng dụng ngân hàng của các bạn cho phép kết xuất dữ liệu ra excel thì các bạn hoàn toàn có thể
nhập dữ liệu từ file excel vào phần mềm. Tuy nhiên có mấy lưu ý như sau:
- File import phải có các cột theo đúng mẫu. Bạn có thể tải về file mẫu khi sử dụng chức năng này
- Khi nhập dữ liệu từ file phải chọn đúng tài khoản. Giả sử bạn có 2 tài khoản ngân hàng thì cần tách ra 2 file excel để import lên
- Sau khi nhập dữ liệu từ file excel phải dùng chức năng sửa để hạch toán từng phiếu chi để đảm bảo phiếu chi được hạch toán đúng vào các sổ sách kế toán
Một số trường hợp nhập phiếu chi tiền mặt và phải hạch toán
Như trên đã nói khi nhập phiếu chi từ các tài khoản tiền mặt chúng ta không cần hạch toán mà chỉ cần phân loại để lên các báo cáo nội bô. Tuy nhiên có một số tình huống sau các bạn vẫn cần phải hạch toán dù là trên tài khoản tiền:
- Trường hợp thanh toán các hóa đơn một phần bằng tiền mặt và một phần đi từ ngân hàng
- Nộp thuế môn bài, thuế trước bạ và các phí, lệ phí bằng tiền mặt không có hóa đơn mà chỉ có biên lai thu phí, lệ phí
- Nộp thuế nhập khẩu thông qua đơn vị ủy thác
