Bảng lương là một chứng từ quan trọng trong các báo cáo quyết toán thuế nên phải tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật hiện hành. Theo quy trình quản lý nhân sự của phần mềm Vetabyte thì bảng lương được tổng hợp từ 2 nguồn dữ liệu là
hợp đồng lao động và
bảng chấm công hàng tháng. Tuy nhiên nếu các bạn chưa mua module quản lý nhân sự thì có thể lập bảng lương bằng tay và nhập số liệu về hợp đồng lao động cũng như ngày công trực tiếp trên bảng lương.
Hướng dẫn tạo và điều chỉnh bảng lương
Để lập bảng lương các bạn vào
menu Kế toán ->
Bảng lương. Trong module này có các chức năng Thêm, Sửa, Xóa Xuất Excel và Tạo bảng lương. Dưới đây là hướng dẫn từng chức năng này.
- Chức năng tạo bảng lương. Chức năng này sẽ lấy dữ liệu từ danh sách nhân sự hiện tại trong tháng và đối chiếu với bảng chấm công để đưa vào bảng lương. Đây là chức năng cực kỳ mạnh mẽ nhưng các bạn phải có module quản lý nhân sự kèm theo. Trong trường hợp không có module quản lý nhân sự và chấm công, vẫn có thể dùng chức năng này để tạo bảng lương nhưng các số liệu về lương và chấm công không chính xác bạn cần phải điều chỉnh bảng lương sau khi tạo.
- Chức năng Sửa, dùng để điều chỉnh và sửa bảng lương của từng nhân sự. Các bạn có thể nhập bổ sung số ngày công, phụ cấp... còn các thông số khác như bảo hiểm, tổng thu nhập... phần mềm sẽ tự tính toán.
- Chức năng Thêm, dùng để thêm một nhân sự mới trong trường hợp không tạo được bảng lương tự động. Ngoài ra chức năng này cũng để xử lý các trường hợp đặc biệt ví dụ như một nhân viên trong tháng có 2 mức lương cơ bản khác nhau do thay đổi hợp đồng, khi đó nhân viên này sẽ xuất hiện trong 2 dòng bảng lương.
- Chức năng Xóa, để xử lý nếu có nhập sai bảng lương
- Chức năng Xuất Excel dùng để lưu một bản cứng để lấy chữ ký của nhân viên và lưu làm chứng từ.
Lưu ý:
- Nút tick tham gia bảo hiểm là để xác định nhân viên này trên bảng lương có tham gia đóng bảo hiểm hay không. Theo quy định, các nhân viên có hợp đồng dài hạn từ 3 tháng trở lên sẽ phải tham gia bảo hiểm bắt buộc, như vậy những nhân viên nào trong công ty tham gia đóng bảo hiểm thì cần tick vào ô này. Những nhân viên nào chưa được đóng bảo hiểm (nhân viên thử việc, hợp đồng thời vụ...) thì không cần tick.
Hướng dẫn duyệt bảng lương và ghi sổ kế toán
Trong bảng lương có chức năng duyệt bảng lương là một chức năng quan trọng và bắt buộc phải làm sau khi bảng lương đã chuẩn số liệu. Các bạn cần lưu ý
- Khi thực hiện duyệt bảng lương, phần mềm sẽ ghi sổ các bút toán chi trả lương và đồng thời phân bổ các chi phí bảo hiểm xã hội. Trên bảng lương nếu được chia thành 2 bộ phận là bộ phận văn phòng và bộ phận kỹ thuật (lao động trực tiếp) thì khi duyệt bảng lương, tổng lương của 2 bộ phận này cũng sẽ được hạch toán khác nhau. Lương của bộ phận văn phòng sẽ được hạch toán vào 6422 chi phí quản lý. Còn lương của bộ phận kỹ thuật sẽ hạch toán vào 154 để phân bổ chi phí cho các hóa đơn bán ra. Các chi phí bảo hiểm phân bổ sẽ được ghi vào các tài khoản 3383 - Bảo hiểm xã hội, 3384 - Bảo hiểm y tế và 3385 - Bảo hiểm xã hội. Tất cả các khoản trên các bạn có thể tìm thấy trong số 334 - Phải trả người lao động
- Một khi bảng lương đã được duyệt thì các bạn không thể điều chỉnh hoặc sửa chữa gì trên bảng lương nữa, vì vậy hãy kiểm tra kỹ số liệu bảng lương trước khi duyệt để đảm bảo không có sai sót gì. Trong trường hợp đã duyệt bảng lương rồi mới phát hiện sai sót, xin vui lòng gọi điện đến số điện thoại hỗ trợ 098-984-8886
Danh sách các bút toán được phần mềm Vetatbyte thực hiện khi duyệt bảng lương:
- Ghi nợ tổng số tiền cột tổng thực lĩnh vào 334 ghi có 111 (thanh toán lương bằng tiền mặt)
- Ghi nợ tổng thu nhập của các nhân viên văn phòng vào 642, ghi có 334
- Ghi nợ tổng thu nhập của các nhân viên kỹ thuật vào sổ 154, ghi có 334
- Ghi nợ tổng các khoản khấu trừ bảo hiểm xã hội vào 334, ghi có 3383 (người lao động đóng 8%)
- Ghi nợ tổng các khoản khấu trừ bảo hiểm y tế vào 334, ghi có 3384 (người lao động đóng 1,5%)
- Ghi nợ tổng các khoản khấu trừ bảo hiểm thất nghiệp vào 334, ghi có 3385 (người lao động đóng 1%)
- Ghi nợ các khoản trích chi phí bảo hiểm xã hội vào 642, ghi có 3383 (công ty nộp 17,5%)
- Ghi nợ các khoản trích chi phí bảo hiểm y tế vào 642, ghi có 3384 (công ty nộp 3%)
- Ghi nợ các khoản trích chi phí bảo hiểm thất nghiệp vào 642, ghi có 3385 (công ty nộp 1%)
