Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã triển khai văn phòng điện tử và thu về nhiều lợi ích lớn. Nếu bạn và doanh nghiệp vẫn đang phân vân có nên triển khai phần mềm này không thì có thể tham khảo Top 5 lợi ích của văn phòng điện tử trong bài viết dưới đây.
1. Sở hữu một hệ thống quản lý tập trung
Văn phòng điện tử là một trong những
phần mềm văn phòng tích hợp đa tính năng, nhằm chuyên nghiệp hóa, hiện đại hóa phương thức quản lý khối văn phòng của các doanh nghiệp.
Theo đó, việc triển khai và vận hành phần mềm văn phòng điện tử này sẽ giúp doanh nghiệp sở hữu một hệ thống quản lý tập trung, nâng cao hiệu suất cũng như hiệu quả của từng nhóm, từng cá nhân trong doanh nghiệp.
Với
phần mềm văn phòng điện tử, mỗi cá nhân của doanh nghiệp sẽ được tạo một tài khoản riêng để tiếp nhận, trao đổi và xử lý công việc hoàn toàn trên môi trường Internet, thông qua các thiết bị điện tử: máy tính, laptop, smartphone,...
Các nhà quản lý, lãnh đạo có thể dễ dàng giao việc cho từng nhóm, cá nhân; kiểm tra, quản lý , tiến độ thực hiện cũng như hiệu quả công việc dù ở bất cứ nơi đâu, bất cứ khi nào, dù chỉ với 01 chiếc smartphone có kết nối mạng.
Ngoài ra, các nhà quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp còn có thể quản lý, tra cứu, tìm kiếm mọi văn bản, tài liệu liên quan đến công việc chỉ với vài cú nhấp chuột rất nhanh chóng.
Tất cả điều này giúp tạo nên một hệ thống quản lý tập trung, mọi tiến độ công việc sẽ được theo dõi một cách sát sao, các thông tin sẽ được truyền tải nhanh chóng, kịp thời, giúp nâng cao hiệu suất làm việc của mỗi cá nhân, bộ phận.
2. Tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp
So với các văn phòng truyền thống, quản lý con người, tài liệu, tài sản chủ yếu thông qua sổ sách, giấy tờ thì văn phòng điện tử lại cho thấy sự vượt trội hơn hẳn, giúp tạo nên một môi trường làm việc thân thiện và chuyên nghiệp hơn.
Khi triển khai văn phòng điện tử, thay vì phải gặp gỡ trực tiếp, tổ chức các cuộc họp bàn tròn để phân công giao việc, giải quyết các thủ tục hành chính thì các lãnh đạo, các nhân sự có thể hoàn toàn tương tác, giao việc, trao đổi công việc online, ngay trên hệ thống văn phòng điện tử như G-ofice. Việc tìm kiếm tài liệu, thông tin cần thiết liên quan đến công việc cũng được thực hiện đơn giản trên
hệ thống văn phòng điện tử này, chỉ với vài cú nhấp chuột.
3. Nâng cao hiệu suất công việc
Nhờ việc gỡ bỏ được các thủ tục hành chính rườm, hạn chế được các cuộc họp trao đổi công việc không thật sự cần thiết, nhân viên các công ty sẽ có thêm thời gian để tập trung vào thực hiện công việc hơn; các nhà lãnh đạo dù không ở gần vẫn có thể theo dõi được tiến độ công việc của cấp dưới, kịp thời đưa ra phương án tháo gỡ khó khăn nếu cần để nâng cao hiệu suất chung của toàn doanh nghiệp.
4. Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí cho doanh nghiệp
Khi các giấy tờ, sổ sách đã được số hóa thì doanh nghiệp sẽ không cần tới các kho lưu trữ nữa, mọi dữ liệu sẽ được đồng bộ trên hệ thống thông tin của doanh nghiệp. Do đó, các chi phí cho vị trí nhân viên văn thư hay chi phí cho kho bãi, in ấn, giấy mực,... sẽ được tiết kiệm đáng kể hàng năm.
Các nhân sự của doanh nghiệp cũng sẽ rút ngắn tối đa được thời gian xử lý công việc khi không phải di chuyển quá nhiều hay thực hiện quá nhiều thủ tục hành chính rườm rà, mất thời gian.
5. Gia tăng giá trị thương hiệu doanh nghiệp
Cuối cùng, một trong những lợi ích không thể thể phủ nhận của phần mềm văn phòng điện tử chính là giúp doanh nghiệp gia tăng giá trị thương hiệu trong mắt đối tác và khách hàng của mình.
Theo đó, khi tiến hành chuyển đổi sang sử dụng
phần mềm văn phòng điện tử, hiện đại hóa phương thức làm việc, các doanh nghiệp sẽ có cơ hội sớm hoàn thành mục tiêu chuyển đổi số hơn, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh và gia tăng độ tin cậy với các đối tác, khách hàng.
Thực tế, không chỉ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp mà các nhân viên trong doanh nghiệp khi được tiếp xúc, làm việc với hệ thống văn phòng điện tử hiện đại như G-office cũng sẽ có tâm lý hào hứng hơn khi tiếp nhận việc; sự tương tác, trao đổi để xử lý công việc cũng sẽ dễ dàng và tiết kiệm thời gian hơn. Bởi thế, nhân sự các doanh nghiệp sẽ có nhiều thời gian để tập trung xử lý và hoàn thành sớm nhiệm vụ được giao.
Trên đây là Top 5 lợi ích cho doanh nghiệp khi triển khai văn phòng điện tử. Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn chi tiết hơn về phần mềm quản lý văn phòng điện tử G-office, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
098 984 8886 để được hỗ trợ và tư vấn
