Tự động hóa quy trình quản lý để giải phóng thời gian của bạn

Vetabyte Sofware – Thời đại công nghệ 4.0 bùng nổ khiến các doanh nghiệp áp dụng phần mềm để tự động hóa quy trình quản lý là một xu thế tất yếu giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và tối đa lợi nhuận. Đây được cho là giải pháp hữu hiệu giúp khắc phục những điểm hạn chế mà quá trình quản lý truyền thống đang gặp phải. 

Hiểu theo nghĩa đơn giản, tự động hóa quy trình quản lý được hiểu là việc vận dụng công nghệ, kỹ thuật số, trí tuệ nhân tạo vào điều hành và kinh doanh thay thế cho các hoạt động thủ công như trước đây.

Một số công cụ doanh nghiệp có thể áp dụng trong lĩnh vực quản lý đó là: phần mềm bán hàng, phần mềm quản lý kho, phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm quản trị tài chính – kế toán, công cụ phân tích dữ liệu,…

Và ưu điểm khi sử dụng các công cụ đó là doanh nghiệp không cần tốn chi phí đầu tư server riêng mà tất cả dữ liệu sẽ được lưu trữ trên đám mây (cloud). Doanh nghiệp cần cái nào thì dùng cái đó, dùng bao nhiêu trả tiền bấy nhiêu. Bên cạnh đó, chủ doanh nghiệp có thể kiểm soát được mọi hoạt động của doanh nghiệp chỉ với một smartphone được kết nối với phần mềm quản lý.

Tự động hóa không chỉ giảm tải áp lực quản lý cho chủ doanh nghiệp, giảm chi phí vận hành mà còn tác động tích cực đối với tốc độ tăng trưởng doanh thu nhờ 5 lý do dưới đây:

a. Khả năng làm việc mọi lúc mọi nơi

Các phần mềm quản lý Vetabyte hiện nay đều có thể làm việc được mọi lúc mọi nơi trên các thiết bị. Điều này cho phép nhân viên làm việc bên ngoài vẫn có thể tương tác, trao đổi công việc qua di động.

Như vậy, mọi công việc sẽ không bị gián đoạn bởi khoảng cách địa lý hay không gian.

b. Giảm thiểu tối đa rủi ro lộ thông tin, mất dữ liệu

Tự động hóa quản lý bằng các phần mềm Vetabyte giúp các Giám đốc quản lý công ty dễ dàng hơn và tránh nguy cơ lộ thông tin, mất dữ liệu.

Trước đây, doanh nghiệp lúc nào cũng phải đề phòng rủi ro này bằng việc sao lưu dữ liệu ra ổ cứng hoặc lưu trữ trên nhiều máy tính khác nhau, việc này tốn thời gian và chi phí của doanh nghiệp.

Nhưng khi chuyển sang quản lý bằng phần mềm, doanh nghiệp không còn phải lo lắng điều đó nữa vì mọi dữ liệu đều được lưu trữ trên đám mây; không bị ảnh hưởng của việc mất máy tính; nhiễm virut hay các trở ngại thời tiết khác,….

c. Nâng cao tinh thần trách nhiệm trong công việc

Khi ràng buộc toàn bộ doanh nghiệp của bạn bằng các công cụ tự động hóa quản lý sẽ bắt buộc tất cả nhân viên phải làm theo một quy trình thống nhất. Điều này giúp đem đến sự minh bạch, phân định rõ trách nhiệm của từng cá nhân trong công việc…

Nhân viên sẽ không thể nào đưa ra lý do “không nhận được email”hay “không đọc email” để rũ bỏ trách nhiệm đối với công việc được phân công. Vì chỉ cần nhìn vào quy trình, người quản lý sẽ biết được ai phải làm việc gì trong từng giai đoạn công việc.

d. Vừa nâng cao năng suất làm việc, vừa tiết kiệm chi phí

Nhờ làm việc trên cùng một phần mềm quản lý, các thành viên tham gia vào quá trình làm việc đều dễ dàng tìm kiếm thông tin, nắm rõ tiến độ công việc từ đó tiết kiệm thời gian tìm kiếm, nâng cao năng suất làm việc của từng nhân viên và từng bộ phận.

Việc sử dụng phần mềm quản lý sẽ không khiến doanh nghiệp tốn nhiều chi phí vì hầu như không phải đầu tư cơ sở hạ tầng gì nhiều mà chỉ cần trả chi phí theo nhu cầu và thời gian sử dụng. Đây là cách hữu hiệu để tiết kiệm chi phí và doanh nghiệp chủ động lập được ngân sách cho tương lai.

e. Cụ thể hóa phương tiện giao tiếp trong quản lý

Trước khi có các phần mềm quản lý tự động hóa, hầu hết các doanh nghiệp sử dụng hệ thống gmail, outlook hay google drive để trao đổi công việc. Bất cập của những công cụ này là bạn phải phân loại danh sách công việc cần làm từ nhiều công cụ khác nhau, và rất dễ bị lộ thông tin khi máy tính bị nhiễm virut,…

Với việc tự động hóa quá trình quản lý công việc qua 1 phần mềm chung, bạn sẽ có một trình tự hợp lý trong cách sắp xếp công việc, biết ưu tiên công việc nào trước sau. Các công việc hành chính như xin nghỉ phép, đăng ký đi công tác,… sẽ dễ dàng được thực hiện và gửi thông báo tới những người liên quan. Rất đơn giản và hiệu quả!

Hơn thế, khi tất cả nhân viên cùng tham gia trên phần mềm, thông tin của doanh nghiệp được quản lý tập trung, qua đó nói cho bạn biết tình trạng sức khỏe của doanh nghiệp mình và có những bước điều chỉnh sao cho phù hợp với thực tế.