Quy trình quản lý kho bằng phần mềm Vetabyte
Phân hệ
quản lý kho của phần mềm Vetabyte cơ bản dựa trên quy trình quản lý kho theo
tiêu chuẩn ISO gắn với mã vạch của hàng hóa. Theo đó mọi hàng hóa khi tiếp nhận về kho sẽ được
gắn mã vạch để quản lý xuyên suốt từ khi nhập kho, lưu kho, xuất kho và kiểm kê. Phân hệ này sẽ có 4 nghiệp vụ chính gồm
- Quản lý mã hàng
- Quản lý nhập hàng
- Quản lý xuất hàng
- Kiểm kê
Quản lý mã hàng
Mỗi một hàng hóa trong phần mềm sẽ có một
mã hàng riêng được đánh số từ 1 trở đi và có thể tối đa lên đến 11 chữ số. Người quản lý kho sẽ định nghĩa quy cách đóng gói cho từng mã hàng bao gồm nhiều đơn vị tính, trong đó
đơn vị tính nhỏ nhất sẽ được dùng làm đơn vị cơ bản để theo dõi số lượng tồn kho.
Khi có sự thay đổi về quy cách, tuyệt đối không được sửa mã hàng cũ mà phải sinh ra mã hàng mới để theo dõi. Ví dụ mặt hàng Panadol Extra Viên nén, có quy cách đóng gói là
hộp = 15 vỉ x 12 viên được tạo mã là
351. Mặt hàng này có 3 đơn vị tính là viên, vỉ và hộp. Đơn vị theo dõi tồn kho cơ bản là viên. Trong một số trường hợp nếu không bán lẻ từng viên thì có thể chọn đơn vị nhỏ nhất là vỉ để thuận tiện cho theo dõi. Nếu hãng sản xuất thay đổi quy cách đóng gói thành
hộp = 10 vỉ x 12 viên thì phải tạo ra
mã hàng mới là
352. Tên hàng thì có thể đặt sao cho gợi nhớ ví dụ
Panadol Extra H10x12 để phân biệt với
Panadol Extra H15x12.
Đối với các mặt hàng không quản lý hạn dùng thì
mã hàng sẽ được dùng làm
mã vạch. Phần mềm Vetabyte cho phép
in mã vạch và dán mã vạch trên tất cả các sản phẩm để quản lý nhập và xuất. Đối với các mặt hàng yêu cầu quản lý hạn dùng thì
mã vạch được hợp thành từ mã hàng hóa và hạn dùng. Cùng một mặt hàng khi có thêm hạn dùng mới nhập kho thì sẽ được sinh mã vạch mới. Mã vạch là mã duy nhất dùng để quản lý hàng hóa trong kho và thống kê báo cáo.
Quản lý nhập kho
Quản lý nhập kho trong phần mềm Vetabyte basic gồm 2 nghiệp vụ chính là
nhập kho mua hàng và
nhập kho hàng bán trả lại. Ngoài ra có thể có thêm các module
nhập kho hàng ký gửi,
nhập kho nội bộ (chuyển từ các kho trong cùng hệ thống) hoặc vay hàng, trong trường hợp kinh doanh bán hàng không có trong kho (xuất trước - nhập sau).
Quy trình nhập kho mua hàng
Thủ kho sẽ căn cứ theo hóa đơn hoặc
phiếu giao hàng của nhà cung cấp, kiểm tra đúng số lượng chủng loại hàng hóa, lập
phiếu nhập kho, tạo mã vạch cho hàng hóa
in và dán mã vạch tất cả các sản phẩm trong phiếu. Sau đó giao cho nhân viên kho xếp hàng vào kho theo quy chuẩn: Các hàng hóa sẽ được xếp theo quy định riêng của từng kho, phân loại theo mã vạch (hạn dùng) để đảm bảo
hàng có hạn dùng sớm hơn sẽ được xếp phía ngoài cùng và xuất đi trước.
Đối với
hàng bán trả lại sẽ không cần in mã vạch mới vì sản phẩm đã có mã vạch rồi. Thủ kho chỉ cần
quét mã vạch sản phẩm và chọn người mua hàng, chọn hóa đơn xuất kho tương ứng của sản phẩm để nhập hàng bán trả lại. Lưu ý nếu hàng không còn mã vạch thì không được phép nhập lại. và sẽ phải theo quy trình nhập kho mua hàng để tạo lại mã vạch.
Quy trình chuyển kho nội bộ.
Hàng hóa luân chuyển nội bộ sẽ gồm 2 phiếu, một
phiếu xuất nội bộ được tạo ra ở kho xuất và một
phiếu nhập nội bộ ở kho nhận. Khi kho xuất tạo phiếu xuất nội bộ thành công thì đồng thời kho nhận cũng sẽ có phiếu nhập nội bộ được tạo tự động. Thủ kho cần làm nhiệm vụ
đối chiếu hàng hóa thực (khi nhận được hàng) với hàng hóa trên phiếu nhập nội bộ, nếu khớp thì giao hàng hóa cho nhân viên kho xếp vào kho, và xác nhận phiếu nhập kho trên phần mềm. Nếu không khớp thì làm lệnh
đối soát điều chỉnh với kho xuất, sau đó mới xác nhận phiếu nhập kho và giao hàng cho nhân viên kho.
Quản lý xuất kho
Quy trình xuất kho bán buôn hoặc bán hàng online
Quy trình xuất kho của
phần mềm Vetabyte là quy trình khép kín từ khâu phát sinh
đơn hàng của bộ phận kinh doanh --> phát sinh
phiếu yêu cầu xuất kho --> Nhân viên kho tập hợp hàng xuất kho theo đơn --> Kiểm hàng --> Đóng gói -->
Phiếu giao hàng --> Vận chuyển cho khách hàng.
Đơn hàng là số lượng hàng theo yêu cầu của khách hàng, nhân viên kinh doanh có thể kiểm tra lượng hàng tồn trong kho trước khi làm đơn hàng. Một đơn hàng được tạo sẽ nằm ở
đơn chờ xuất kho, và phiếu yêu cầu xuất kho sẽ được nhân viên kho xử lý tuần tự. Khi nhân viên kho
quét mã vạch và thu gom hàng cho từng đơn hàng lúc đó hàng hóa mới được thực sự trừ trong kho. Hàng hóa
trước khi ra khỏi kho sẽ được kiểm lại một lần nữa để đảm bảo không có sai sót so với đơn hàng và so với phiếu xuất kho. Nếu hàng hóa đã khớp,
thủ kho sẽ in phiếu giao hàng trong đó bao gồm đầy đủ hàng hóa với mã vạch, hạn dùng, số lượng và chữ ký của các nhân viên kiểm kho.
Quy trình xuất kho bán lẻ
Hàng hóa bán lẻ thường
được sắp sếp ngay tại quầy. Trường hợp không có quầy, nhân viên bán hàng sẽ phải yêu cầu (bằng phiếu hoặc ghi sổ)
nhân viên kho lấy hàng giao cho nhân viên bán hàng. Khi có đầy đủ hàng hóa, nhân viên bán hàng sẽ
quét mã vạch để nhập hàng vào phiếu mua hàng (hóa đơn bán lẻ). Hàng hóa đi vào phiếu mua hàng sẽ được trừ lượng ngay trên kho. Trên hệ thống đồng thời ghi nhận phiếu xuất kho và hóa đơn bán lẻ (không có đơn chờ xuất kho).
Quy trình xuất kho nội bộ
Áp dụng như
quy trình xuất kho bán buôn hoặc bán hàng online, tuy nhiên có một số khác biệt cần lưu ý như sau: Hàng hóa sau khi đã xuất khỏi kho A thì chưa xuất hiện ngay trong kho B mà sẽ nằm ở
danh sách hàng hóa lưu chuyển. Khi kho B nhận được hàng,
kiểm hàng và nhập kho bằng mã vạch, nếu khớp với phiếu xuất thì hàng hóa mới xuất hiện trong danh mục hàng hóa trong kho của kho B. Nếu không khớp, quy trình đối soát sẽ được thực hiện để đảm bảo hàng hóa ở cả
kho xuất và kho nhận được đồng bộ.
Xuất hàng trả nhà cung cấp
Quy trình xuất hàng trả nhà cung cấp sẽ bắt đầu từ một
yêu cầu xuất kho, trong đó các hàng hóa phải được xác định theo số hóa đơn và
số phiếu nhập kho. Nhân viên kho sẽ thực hiện việc gom hàng, quét mã vạch để tạo
phiếu xuất kho theo yêu cầu xuất kho. Trường hợp không tìm được đúng hàng hóa sẽ thông báo cho bộ phận yêu cầu xuất hàng để điều chỉnh lại yêu cầu xuất kho. Khi tìm được đủ hàng theo phiếu yêu cầu, nhân viên kiểm kho sẽ kiểm lại số hàng một lần nữa để đảm bảo hàng hóa xuất kho theo đúng chủng loại và số lượng. Cuối cùng thủ kho sẽ đối chiếu với phiếu nhập kho để hoàn tất về
đơn hàng xuất trả lại, bao gồm cả giá và thành tiền.
Quy trình kiểm kê
Kiểm kê là quy trình bắt buộc đối với tất cả các kho hàng nhằm đảm bảo
hàng hóa không bị thất thoát, phát hiện sớm các sai sót khi nhập kho, xuất kho và đảm bảo
lượng hàng tồn luôn đúng và đủ. Thông thường
chu kỳ kiểm kê với kho lớn là 1 tháng 1 lần, với kho nhỏ là 1 tuần 1 lần, với kho bán lẻ là kiểm kê hàng ngày để còn bàn giao giữa các ca. Đối với hàng hóa có quản lý hạn dùng thì việc kiểm kê cần được thực hiện thường xuyên hơn để phát hiện sớm các trường hợp xuất nhầm hạn dùng để có những điều chỉnh kịp thời.
Với việc
áp dụng mã vạch, việc kiểm kê hàng hóa đã trở nên cực kỳ đơn giản và nhanh gọn. Định kỳ, nhân viên kho dưới sự giám sát của thủ kho sẽ cầm máy đọc mã vạch (loại kết nối không dây) đi quét lại mã tất cả các mặt hàng trong kho (hoặc dùng loại máy kiểm kho quét vào thẻ nhớ rồi đồng bộ lên phần mềm). Số liệu kiểm kho sẽ nằm trong một bảng riêng và được phần mềm đối soát tự động với số liệu tồn kho trên hệ thống
Nếu có số liệu sai khác giữa
tồn kho trên hệ thống và
hàng thực tế trong kho, thủ kho sẽ làm báo cáo và có để xuất xử lý. Nếu được duyệt phương án xử lý, thủ kho sẽ thực hiện các nghiệp vụ
xuất kho điều chỉnh hoặc
nhập kho điều chỉnh để làm khớp số liệu giữa tồn kho thực tế và tồn kho trên hệ thống phần mềm.
