Vai trò của quản lý hàng tồn kho

Việc kiểm soát tốt hàng tồn kho luôn là một vấn đề hết sức cần thiết và chủ yếu trong quản trị sản xuất tác nghiệp. Tồn kho là cầu nối giữa sản xuất và tiêu thụ. Người bán hàng nào cũng muốn nâng cao mức tồn kho để đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng; nhân viên phụ trách sản xuất và tác nghiệp cũng thích có một lượng tồn kho lớn vì nhờ đó mà họ lập kế hoạch sản xuất dễ dàng hơn.Tuy nhiên, đối với bộ phận tài vụ thì bao giờ cũng muốn hàng tồn kho được giữ ở mức thấp nhất, bởi vì tiền nằm ở hàng tồn kho sẽ không chi tiêu vào mục khác được. Do đó, kiểm tra tồn kho là là nguyên tắc quản lý kho không thể thiếu được. Bài viết này, Vetabyte sẽ giải đáp cho bạn vì sao cần quản lý hàng tồn kho.

1. Tránh thất thoát hàng hóa

Hiện tượng thất thoát hàng hóa xảy ra do nhiều nguyên nhân, đó có thể là nhân viên gian lận gây ra, do thất thoát trong kho hàng, hoặc tổn thất do trượt giá.

Tình trạng nhân viên gian lận xảy ra khá phổ biến tại nhiều cửa hàng. Việc nhân viên “quen tay” nhiều lần không chỉ khiến các nhân viên khác chịu oan uổng, văn hóa cửa hàng đi xuống, mà còn gây thiệt hại cho chính chủ cửa hàng. Vì vậy, việc quản lý kho minh bạch và khoa học sẽ hạn chế được tối đa thói “táy máy” của nhân viên kho và nhân viên bán hàng.

Bên cạnh đó là những tổn thất do trượt giá, đối với nhiều cửa hàng bán lẻ hàng công nghệ như điện máy, đồ gia dụng,… hàng hóa rất nhanh bị “lỗi mốt”, bị thay thế và trượt giá. Mặc dù thường được nhà cung cấp hỗ trợ mức giá tốt nhất, nhưng lợi nhuận của cửa hàng vẫn bị ảnh hưởng lớn bởi trượt giá.

Vì vậy, việc kiểm tra, đối chiếu thường xuyên lượng hàng bán ra và lượng hàng tồn kho sẽ giúp cửa hàng tránh được những tổn thất đáng kể, lên kế hoạch nhập hàng phù hợp.

2. Tiết kiệm chi phí

Tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, vật tư

Hàng hóa/nguyên vật liệu tồn kho lâu ngày, bị hỏng hóc, hao mòn, hết hạn sử dụng… buộc phải tiêu hủy vì không thể đáp ứng nhu cầu kinh doanh. Tuy nhiên, nếu vật tư tồn kho được thống kê chặt chẽ, liên tục, lên ngân sách dự trù sát sao, thì cửa hàng sẽ tránh được sự lãng phí không đáng có.
cách quản lý kho chặt chẽ

Quản lý kho tốt sẽ giảm chi phí hàng hóa lưu kho

Phí lưu kho thường không cố định mà nó phụ thuộc vào số lượng và kích thước hàng hóa mà bạn lưu trữ. Hàng tồn kho càng lớn, hay các sản phẩm quá cồng kềnh, cửa hàng phải sử dụng nhiều thiết bị lưu kho cùng các chi phí khác như điện, nước, nhân công,… thì chi phí lưu kho sẽ tăng lên.

Do vậy, cần phát hiện sớm những hàng hóa có tồn kho lớn, những hàng hóa tiêu tốn nhiều chi phí lưu kho, để có biện pháp giải phóng, lưu chuyển hàng tồn kho kịp thời, tiết kiệm được nhiều chi phí lưu kho không cần thiết.

Tồn kho lớn là điều chẳng chủ cửa hàng nào mong muốn. Nếu vốn không sinh lời, tức là vốn “chết”. Tồn kho lớn khiến một lượng vốn bị sử dụng sai mục đích, lãng phí, thậm chí là phải bỏ đi.

Đối với các siêu thị/cửa hàng điện máy/shop quần áo, nhập nhiều những sản phẩm khó bán, không được khách hàng ưa chuộng, lại dễ lỗi mốt, thì khả năng bán lỗ hoặc bỏ đi là rất lớn.
Đối với nhà hàng/tiệm cafe/quán ăn, quản lý kho nguyên vật liệu chính là một nghiệp vụ vô cùng cần thiết. Quản lý kho tốt giúp nhà hàng dễ dàng xác định chi phí nhập hàng mỗi ngày, xác định lượng nguyên liệu tươi dùng trong ngắn hạn và nguyên liệu khô/ đông lạnh để dự trữ, hạn sử dụng của nguyên trong kho, nguyên liệu nào sắp hết hạn sử dụng,…
Đối với nhà hàng, khi đã dự trù được số lượng món ăn sẽ bán trong ngày/tuần/tháng, định lượng được mỗi món ăn cần bao nhiêu nguyên liệu, số lượng từng loại nguyên liệu là bao nhiêu, nhà hàng sẽ có kế hoạch rõ ràng cho việc mua hàng.

3. Tăng doanh thu cho cửa hàng

Vấn đề về nguyên liệu và hàng hóa của các cửa hàng là thừa thì lãng phí mà thiếu thì thất thoát doanh thu, ảnh hưởng đến năng suất bán hàng, làm mất khách và khiến cửa hàng trở nên thiếu chuyên nghiệp.

Một trong các cách quản lý khi hiệu quả là kiểm kho thường xuyên giúp bạn nhanh chóng biết được mặt hàng nào đang bán chạy để có kế hoạch nhập hàng kịp thời hoặc đưa ra chương trình khuyến mãi với hàng ế, hàng tồn nhiều trong kho. Như vậy, cửa hàng sẽ tối ưu được doanh thu và lợi nhuận.
cách quản lý kho hiệu quả

Quản lý kho tốt sẽ giúp tăng doanh thu của cửa hàng, doanh nghiệp

kiểm soát hàng tồn kho

4. Tăng hiệu quả vốn lưu động

- Vốn lưu động là gì?

Vốn lưu động là dòng tiền duy trì hoạt động kinh doanh và tái đầu tư của các cửa hàng trong ngắn hạn. Vốn lưu động đến từ nguồn vốn tự có và doanh thu của cửa hàng, chi cho mục đích nhập hàng, nhập nguyên vật liệu cho 1 tháng hoặc 1 quý. Thiếu vốn lưu động, cửa hàng sẽ bị “bất động” vì không có tiền tiếp tục kinh doanh.

Hàng hóa trong kho – Bao gồm sản phẩm và nguyên vật liệu trong kho là một yếu tố tạo nên vốn lưu động. Nếu hàng hóa trong kho được lưu thông tốt, sẽ giảm được lượng vốn lưu động cho 1 tháng, 1 quý và rút ngắn thời gian quay vòng vốn. Cụ thể như sau:

- Dự trù lượng vốn lưu động vừa khít

Việc này có ý nghĩa rất lớn đối với nhiều cửa hàng có ngân sách tài chính thấp.

Báo cáo số lượng hàng hóa tồn kho theo tuần, ngày, giờ, sẽ giúp người quản lý dễ dàng định hướng cho việc nhập hàng hóa kịp thời, thông qua đó điều chỉnh dòng vốn lưu động.
Nghiệp vụ định lượng nguyên vật liệu và báo giá vốn mỗi món ăn/thức uống đối với mô hình nhà hàng/tiệm café giúp cửa hàng chủ động đưa ra lượng vốn phù hợp. Cửa hàng chỉ cần nhân chi phí cho 1 món ăn/thức uống với số lượng sẽ bán trong ngày/tuần/tháng.
Nghiệp vụ quản lý kho sẽ chỉ ra loại hàng hóa còn tồn nhiều, để chủ cửa hàng đưa ra chiến lược kích cầu bằng cách giảm giá, khuyến mãi. …

Thay vì phải lên ngân sách vốn cho 1 tháng/1 quý, chủ cửa hàng có thể dự trù khít hơn bằng cách khai thác triệt để dòng tiền vào.

CÁCH QUẢN LÝ HÀNG HÓA TRONG KHO HIỆU QUẢ

Sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng: Quản lý kho là công việc quan trọng của mỗi cửa hàng, để có thể bán hàng và thống kê chi tiết thu chi cần phải theo dõi sát sao nguồn hàng hóa trong kho. Với việc triển khai ứng dụng các phần mềm để thay thế cho hoạt động ghi chép số liệu bằng tay thủ công đã giúp doanh nghiệp hạn chế được nhiều sai sót và mất mát.

Lựa chọn một phần mềm giúp quản lý kho với chi phí đầu tư thấp mà lại dễ sử dụng sẽ hỗ trợ tối đa cho doanh nghiệp trong việc giảm thiểu đến mức cao nhất có thể để giảm thiểu tối đa sự lãng phí nguồn lực.

Hiệu quả sử dụng phần mềm là không thể bàn cãi, có thể thay thế sức lao động của 1 – 2 nhân viên mỗi tháng. Thay vì trả tiền cho nhân viên 5 triệu mỗi tháng, giờ đây chỉ từ 99.000đ bạn đã có thể quản lý kho hàng hiệu quả, tiết kiệm thời gian, công sức và cả tiền bạc.

VEVO SOFTWARE - chuyên nghiệp hóa cửa hàng của bạn. Ngại gì mà không dùng ngay!

Trải nghiệm miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Vetabyte TẠI ĐÂY!

Tham khảo : Tất cả những cách quản lý kho hiệu quả trong kinh doanh

Bài viết liên quan

Khó khăn khi kinh doanh mĩ phẩm

Bạn đang có ý định kinh doanh mĩ phẩm và lo lắng về những khó khăn có thể gặp phải trong tương lai? Dù là mặt hàng nào đi nữa, khi kinh doanh bạn chắc hẳn sẽ gặp những khó khăn và buộc bạn phải vượt qua thì mới có thể thành công được. Điều quan trọng là b...

Mở quán ăn vặt đơn giản hơn bao giờ hết.

Thị trường kinh doanh quán ăn vặt vô cùng phong phú và đa dạng với nhiều loại đồ ăn, thức uống hiện đại. Bên cạnh đó, mô hình kinh doanh này còn có còn phục vụ cho nhiều đối tượng khách hàng khác nhau nên rất dễ gây thu hút và dễ kinh doanh. Tuy nhiên, mở...

Những điều cần biết trước khi kinh doanh vỉa hè

Dù là kinh doanh trên lĩnh vực nào thì bạn cũng cần trang bị những kến thức nhất định để đi vào thực hiện kế hoạch kinh doanh. Cũng như việc bạn quyết định mở một quán vỉa hè cho riêng mình, điều này tưởng đơn giả và ai cũng làm được nhưng không hẳn. Có r...

Giải quyết vấn đề thất thoát hàng hóa

Nếu bạn là một người kinh doanh, chắc hẳn việc thất thoát hàng hóa là điều không khó tránh khỏi. Thất thoát hàng hóa là một trong những tình trạng thường xuyên xảy ra trong kinh doanh, nhưng nếu quá nhiều lần thì số lượng hàng hóa của bạn sẽ biến đổi lớn ...

Phương pháp quản lý nhân viên trong cửa hàng của bạn

Còn một điều đặc biệt quan trọng nhưng ít chủ cửa hàng để ý tới, đó là quản lý nhân viên bảo vệ, nhân viên phục vụ, hay bất kỳ nhân viên nào tiếp xúc với khách hàng cũng rất quan trọng. Thái độ nhân viên bảo vệ tốt cũng làm tăng độ hài lòng của khách hàng...

Kinh nghiệm tự thiết kế bảng hiệu cho shop của bạn

Để thu hút khách hàng đến với shop thời trang, đầu tiên không chỉ là các mặt hàng thời trang đẹp hay cách bày trí nội thất bên trong shop mà là bảng hiệu shop đẹp và nổi bật. Chính vì vậy, bạn nên chú trọng đầu tư vào làm bảng hiệu shop thời trang, bởi nó...