NHỮNG HIỂU BIẾT VỀ PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

Để trở thành một nhà quản trị giỏi là mong muốn của bất cứ lãnh đạo doanh nghiệp nào. Chúng ta đều biết rằng, bất cứ một đơn vị, tổ chức nào cũng cần hoạt động theo một quy trình nhất định. Quy trình giúp các hoạt động diễn ra một cách thuận lợi và hiệu quả. Vậy, quy trình quản lý doanh nghiệp có những điểm gì cần lưu ý?

1. Lợi ích của việc áp dụng quy trình quản lý doanh nghiệp với tổng thể chung

Việc áp dụng quy trình quản lý mang lại những lợi ích rõ rệt cho doanh nghiệp như sau:

• Sự minh bạch trong hoạt động được tăng. Với doanh nghiệp mang sự minh bạch đó đến với khách hàng như một hình thức Marketing thông qua cách cung cấp sản phẩm, dịch vụ tốt.
• Các nút thắt cổ chai thường là điểm làm cho quy trình hoạt động bị chậm hoặc tắc nghẽn, việc áp dụng quy trình quản lý giúp xác định đâu là nút thắt và cung cấp cơ sở dữ liệu để tháo gỡ nó một cách hiệu quả.
• Giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh, cải tiến quy trình hiện hữu của doanh nghiệp giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.
• Giảm thời gian hướng dẫn trong công việc đến mức thấp nhất, giúp nhân viên nắm bắt công việc nhanh và hiệu quả hơn.
• Xác định các vai trò – trách nhiệm của Con người trong doanh nghiệp một cách rõ ràng

2. Lợi ích của việc áp dụng quy trình quản lý doanh nghiệp với lãnh đạo

Việc quản lý doanh nghiệp bằng quy trình giúp nhà lãnh đạo:

• Bố trí sắp xếp nhân sự hợp lý và hiệu quả.
• Gia tăng sự hài lòng của khách hàng từ đó tăng doanh thu.
• Phát triển các sản phẩm và dịch vụ mới trong thời gian nhanh nhất với chi phí hợp lý nhất.
• Tăng lợi thế cạnh tranh
• Giảm chi phí quản lý từ đó tăng lợi nhuận.

Ngoài ra, khi nhà quản trị đã có cho mình được 1 quy trình quản lý doanh nghiệp tốt thì việc áp dụng các phần mềm vào mọi hoạt động của trở nên dễ dàng hơn ví dụ như phần mềm quản lý văn phòng G-office

3. Các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình quản lý doanh nghiệp

Lợi ích của quy trình quản lý doanh nghiệp đến vận hành chung là quá rõ ràng. Tuy nhiên, để lên được quy trình quản lý doanh nghiệp cần quan tâm đến rất nhiều vấn đề, trong đó cần quan tâm đến những yếu tố ảnh hưởng. Cụ thể là:

• Môi trường kiểm soát
• Hệ thống quy trình
• Trình độ của nhân sự
• Vấn đề tổ chức
• Nghiệp vụ mới phát sinh, chưa được chuẩn hóa
• Quy trình chưa thích hợp, đầy đủ.
• Trình tự trong quy trình kiểm soát không phù hợp, không hạn chế được rủi ro

4. Các bước cơ bản để hình thành quy trình quản lý doanh nghiệp

• Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi và văn hóa.
• Hầu hết tất cả mọi doanh nghiệp phải xác định cho mình được những điều này làm kim chỉ nam cho mọi hoạt động của doanh nghiệp sau này.
• Hệ thống mục tiêu/chiến lược: Các doanh nghiệp đều phải có và trên thực tế là đã có nhưng chưa làm tốt công tác tổ chức và thực hiện theo sát những gì đưa ra.
• Sơ đồ tổ chức, bảng mô tả công việc và KPIs: Đây là hệ thống giúp doanh nghiệp tổ chức bộ máy nhân sự, phân công công việc và giao chỉ tiêu, đánh giá thành tích và khuyên khích, khen thưởng nhân viên của mình.
• Hệ thống quy trình, quy định và hướng dẫn: Hầu như các doanh nghiệp đều có nhưng chưa đầy đủ, không cập nhật thường xuyên hoặc tệ hơn là không được đưa vào áp dụng.
• Hệ thống phần mềm: Hiện này, nhiều doanh nghiệp sử dụng doanh nghiệp phần mềm vào quản lý. Quy trình được thực tế hóa trên phần mềm giúp các bộ phận hoạt động theo guồng tốt nhất.

Ngoài ra, tùy thuộc và các doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực khác nhau hoặc quy mô mà họ có những cách thức để xây dựng quy trình khác nhau.