Trong thời đại công nghệ thông tin như hiên nay, doanh nghiệp nắm vững về công nghệ thì doanh nghiệp đó sẽ chiếm ưu thế trên thị trường. Việc quản lý thủ công ngày càng có nhiều bất cập trong việc quản lý thông tin, sai sót khi tính toán, tốn nhiều thời gian và nhân lực,…Vì vậy, việc sử dụng
phần mềm quản trị doanh nghiệp ngày càng trở nên phổ biến. Làm thế nào để doanh nghiệp của bạn có thể triển khai
phần mềm quản trị doanh nghiệp hiệu quả?
1. Phần mềm quản trị doanh nghiệp quan trọng như thế nào?
Phần mềm quản trị doanh nghiệp ngày nay đang trở thành một công cụ không thể thiếu trong việc quản lý doanh nghiệp. Từ những tập đoàn lớn cho đến những doanh nghiệp nhỏ đều cần
phần mềm quản trị doanh nghiệp để tận dụng sức mạnh công nghê, tối ưu hoạt động của công ty.
Đối với các doanh nghiệp hiện nay, đặc biệt là các doanh nghiệp có quy mô lớn. Họ cần một giải pháp tổng thể để quản trị toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp thay vì các phần mềm đơn lẻ như
phần mềm quản lý riêng từng bộ phận như phần mềm kế toán, phần mềm nhân sự,… để có thể linh hoạt, thay đổi đáp ứng sự thay đổi liên tục trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.
Với cuộc cách mạng công nghệ 4.0 hiên nay, sự nở rộ trong công nghệ, cơ chế quản lý thủ công ngày càng trở nên bất cập. Vì vây, phần mềm quản trị doanh nghiệp trở thành xu thế tất yếu trong doanh nghiệp. Không những giảm thiểu những sai sót, nhầm lẫn trong quá trình vận hành công ty mà còn giúp tối ưu công việc một cách hiệu quả. Mang lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp.
2. Các bước để triển khai phẩn mềm quản trị doanh nghiệp một cách hiệu quả?
Để có thể triển khai phần mềm một cách tốt nhất cần chú ý những nội dung sau:
Xác định vấn đề, đặt mục tiêu
Phần mềm quản trị doanh nghiệp mang lại nhiều giải pháp giải quyết vấn đề mà doanh nghiệp đang đối mặt. Tuy nhiên, điều quan trọng đầu tiên là xác định vấn đề mà doanh nghiệp bạn đang mắc phải, phân tích tình hình hiện tại để đưa ra giải pháp nên triển khai ra sao, đặt mục tiêu triển khai phần mềm.
Dựa vào tình hình thực tế của công ty để đưa ra mục tiêu và chiến lược đúng đắn nhất. Để từ đó đưa ra cách thức triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp hiệu quả nhất
Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp
Trên thực tế cho rằng, doanh nghiệp thường có thói quen chọn nhà cung cấp đầu tiên trên kết quả tìm kiếm. Đây là một vấn đề nguy hiểm và không nên đối với doanh nghiệp và nhà cung cấp. Bởi các nhà cung cấp có content hay chưa chắc đã có phần mềm của họ là tốt. Vì vây, để sử dụng phần mềm hiệu quả, doanh nghiệp cần đầu tư thời gian, công sức để đánh giá, so sánh các lựa chọn có sẵn.
Doanh nghiệp không nên chọn cách tùy chỉnh
phầm mềm quản trị doanh nghiệp theo mức độ phù hợp với mục đích sử dụng của mình. Vì điều này có thể làm tăng mức độ phức tạp của thao tác. Mà doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ lưỡng, đánh giá và lựa chọn dựa trên nhu cầu hiện tại để sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp hiệu quả nhất.
Xây dựng hệ thống chặt chẽ
Sau khi doanh nghiệp lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp, doanh nghiệp cần áp dụng vào hệ thống thực tế. Những quy trình nào chưa đáp ứng đúng nhu cầu của doanh nghiệp cần phải điều chỉnh. Giai đoạn này doanh nghiệp cần phải quản lý một cách chặt chẽ để tránh sai sót, xác định rõ ràng, cụ thể từng bước và đầu ra công việc để triển khai đúng và đạt chất lượng cao, tránh ảnh hưởng đến toàn bộ doanh nghiệp. Ngoài ra, cần kết hợp hài hòa giữa thực tế triển khai và kế hoạch để có các giải pháp phù hợp nhất.
Triển khai dùng thử
Thử nghiệm là giai đoạn quan trọng trong quá trình thực hiên xây dựng phần mềm quản trị doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ kiểm tra hoạt động hệ thống, tính ổn định của phần mềm và hiệu chỉnh lại những sai sót trước khi triển khai mở rộng phần mềm. Từ đó đưa ra được giải pháp hoàn chỉnh, toàn bộ dữ liệu được đồng bộ lên hệ thống. doanh nghiệp trải nghiệm và hiểu được các rủi ro để đưa ra các giải pháp sao cho phù hợp nhất với doanh nghiệp.
Đánh giá và hoàn thiện hệ thống
Sau khi triển khai dùng thử phần mềm, doanh nghiệp cần có sự đánh giá về các quy trình quản lý hệ thống, mức độ khả thi. Dựa trên cơ sở đó để doanh nghiệp hiệu chỉnh trước khi triển khai trên diện rộng. Doanh nghiệp phải kiểm soát và nắm bắt hành động ngay lập tức nếu xảy ra sai sót, trục trăc.
Bên cạnh đó phải chú ý đến quy trình vận hành an toàn, chống sự cố,….để khi sự cố xảy ra cần có ngay giải pháp xử lý dựa trên các biện pháp phòng ngừa chuẩn bị sẵn. Có như vậy phần mềm quản trị doanh nghiệp mới có thể hoàn thiện một cách tốt nhất.
Kết luận
Ngày nay, việc ứng dụng các
phần mềm quản trị doanh nghiệp ngày càng phổ biến và đạt hiệu quả hơn so với việc quản lý thủ công. Nó giúp doanh nghiệp quản lý công việc tổng quan về mọi hoạt động, điều hành giúp cải thiện năng suất trong công việc của doanh nghiệp. Một hệ thống thông tin thông suốt không những giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hoạt động của mình mà còn tăng tính cạnh tranh, đặc biệt là trong thời kỳ hội nhập hiện nay.
