Kinh nghiệm quản lý đơn hàng hiệu quả và những điều cần biết

Quản lý đơn hàng là sự quản trị toàn bộ quá trình kinh doanh đơn hàng liên quan đến chủng loại hàng hóa hay loại hình dịch vụ nào đó, từ khi bắt đầu thiết lập đơn hàng đến khâu hoàn tất sao cho đảm bảo yêu cầu về giá cả, chất lượng, số lượng, thời gian giao hàng … mà hai bên đã cam kết.

Nhiệm vụ chung trên được kết hợp thực hiên bởi bộ phận kinh doanh, bộ phận quản lý đơn hàng và bô phận sản xuất. Tuy nhiên tùy theo quy mô của từng cửa hàng hay doanh nghiệp mà bộ phận quản lý đơn hàng có thể tách riêng với bộ phận kinh doanh hay kiêm luôn chức năng của bộ phận này để triển khai thực hiện toàn bộ đơn hàng một cách hoàn chỉnh.

 - Là bộ phận chịu trách nhiệm chính, là cầu nối giữa khách hàng - doanh nghiệp, bộ phận - bộ phận để có thể tiếp nhận, xử lý, chuyển giao và truyền đạt thông tin từ phía khách hàng, nhà cung cấp và các bộ phận có liên quan một cách nhanh chóng, chính xác, đảm bảo sản xuất luôn được tiến hành một cách liên tục, tránh sự trì hoãn.

- Duy trì hoạt động động sản xuất kinh doanh và tối ưu hóa lợi nhuận thu được.

- Tạo thuận lợi cho các bộ phận khác sắp xếp, bố trí công việc, triển khai và hoàn thành đơn hàng ở mức độ tốt nhất.

- Tạo dựng mối quan hệ và làm hài lòng các yêu cầu của khách hàng.

- Xây dựng hình ảnh, uy tín cho công ty.

- Làm hài lòng mọi tiêu chí đánh giá nhà máy từ phái khách hàng.

- Thực hiện phát triển sản phẩm và chào giá.

- Liên lạc chặt chẽ với khách hàng để đáp ứng mọi yêu cầu và đạt được thảo thuận cho mọi vấn đề.

- Thực hiện ký kết hợp đồng kinh doanh.

- Tính toán và lập các báo cáo về chi phí, doanh thu, bồi thường sai phạm về chất lượng và thông tin đầy đủ với bộ phận tài chính.

- Liên tục cập nhật mọi thông tin về đơn hàng cho các bộ phận liên quan.

- Đảm bảo nguồn đơn hàng, nguồn cung cấp nguyên phụ liệu đầy đủ cho quá trình sản xuất được liên tục.

- Lập kế hoạch cho việc triển khai thực hiện đơn hàng đúng với tiêu chuẩn chất lượng và tiêu chí đã cam kết.

- Giám sát, giải quyết, báo cáo mọi vấn đề liên quan đến quá trình thực hiện đơn hàng.

- Kiểm soát tiến độ sản xuất, dự phòng các giải pháp cần thiết.

- Triển khai kế hoạch giao hàng đúng hạn.

- Giải quyết các khiếu nại nếu có sau khi giao hàng.

- Quản lý đơn hàng đóng vai trò rất quan trọng trong kinh doanh. Bán hàng là công việc quyết định đến sự thành công của kinh doanh và đơn hàng là sản phẩm của bán hàng. Quản lý đơn hàng sẽ là cầu nối quan trọng để hoàn thành mục tiêu mà kinh doanh đã đề ra

- Nhân viên quản lý đơn hàng sẽ trực tiếp xử lý các tình huống, theo dõi, giải quyết các phát sinh trong quá trình thực hiện sản xuất đơn hàng, làm việc với các bộ phận nhằm truyền đạt thông tin về mã hàng hóa cũng như việc sản xuất đơn hàng.

- Công tác quản lý đơn hàng làm việc với khách hàng và nhà cung cấp tốt sẽ giúp quá trình thực hiện sản xuất được tiến hành tốt, mang lại doanh thu, lợi nhuận cũng như uy tín cho công ty.

- Nhân viên quản lý đơn hàng sẽ quyết định việc có được những đơn hàng cho sản xuất, đảm bảo cho quá trình sản xuất được thuận lợi thông qua làm việc, trao đổi với khách hàng.

- Là giá trị tối thiểu mà tại đó doanh nghiệp mới ký đơn hàng để đảm bảo tỷ lệ lợi nhuận đặt ra.

- Kiểm tra thường xuyên tỷ lệ này hàng tháng, doanh nghiệp sẽ biết rằng các trường hợp đơn hàng có số lượng dưới mức yêu cầu và bộ phận quản lý đơn hàng phải giải trình.​

- Bằng tổng giá trị / tổng số đơn hàng

- Chỉ số này cho biết một các khách hàng có số lượng đơn hàng lớn hơn hay nhỏ hơn số lượng đơn hàng trung bình.​

- Chỉ tiêu này xác định xem khách hàng nào chiếm nhiều doanh số nhất.

- Doanh nghiệp có thể xem xét 20% số khách hàng chiếm 80% doanh số của mình, và doanh nghiệp cần tập trung nỗ lực chăm sóc khách hàng vào các đối tượng này.​

- Tổng hợp tỷ lệ lợi nhuận trên từng khách hàng bằng cách cộng tất cả tỷ lệ đơn hàng

- Chỉ tiêu này cho biết khách hàng đang tạo điều kiện thuận lượi nhất cho doanh nghiệp

- Chỉ tiêu này chưa haofn toàn đúng nếu như việc giảm lợi nhuận là do phía lỗi doanh nghiệp

Xem xét được chỉ tiêu này, cho bạn biết bạn đã sử dụng các loại chi phí nào, chi phí nào đã có khả năng cải tiến được, trách nhiệm của các bộ phận.

Là hình thức quản lý chia theo từng nhóm nhỏ, mỗi nhóm sẽ chịu trách nhiệm quản lý một số đơn hàng của những khách hàng nhất định. Đứng đầu nhóm là nhóm trưởng, nhóm trưởng sẽ thực hiện theo dõi, giám sát công tác quản lý đơn hàng của các thành viên trong nhóm, giải quyết các vấn đề phát sinh xảy ra trong quá trình sản xuất mà các thành viên trong nhóm không thể tự giải quyết được.

Là hình thức phân chia nhân sự theo từng nhóm công tác chuyên môn khác nhau. Các bộ phận chức năng được phân chia theo tính chất của tổ chức. Các nhân viên được phân chia nhiệm vụ trong các bộ phận chức năng theo lĩnh vực chuyên sâu mà họ am hiểu.

- Bộ phận phát triển mẫu: Phát triển các loại sản phẩm may cho đến khi được khách hàng chấp nhận.

- Bộ phận thu mua: Tìm kiếm nhà cung cấp nguyên phụ liệu, đặt mua nguyên phụ liệu cho đơn hàng, theo dõi tiến độ giao hàng, đảm bảo kế hoạch vào chuyền cho nhà máy.

- Bộ phận kế hoạch: Lập kế hoạch sản xuất cho các đơn hàng, cập nhật báo cáo năng suất, báo cáo tiến độ. Theo dõi định mức tiêu hao nguyên phụ liệu, cân đối nguyên phụ liệu, chuẩn bị bảng màu, tài liệu kỹ thuật cho sản xuất.

Là hình thức tổ chức theo nhóm chuyên trách từ khâu phát triển, thu mua, kế hoạch sản xuất của một vài chủng loại sản phẩm có kiểu dáng, kết cấu sản phẩm, quy trình công nghệ gần giống nhau. Theo hình thức này, bộ phận quản lý đơn hàng sẽ chia theo nhóm sản phẩm, mỗi nhóm sẽ quản lý theo loại nhóm sản phẩm.

Là hình thức quản lý đơn hàng mà bộ phận phụ trách sản phẩm có trách nhiệm hoạt động trên nhiều thị trường khác nhau về sản phẩm đó. Bộ phận quản lý đơn hàng sẽ phân chia khách hàng theo từng khu vự địa lý để quản lý. Mỗi khách hàng ở các khu vực địa lý khác nhau sẽ có những yêu cầu về sản phẩm khác nhau.Vì vậy quản lý đơn hàng theo khu vực sẽ giúp doanh nghiệp đáp ứng tốt nhũng yêu cầu của khách hàng về sản phẩm cần sản xuất.

Như vậy, bài viết này đã giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về bộ phận quản lý đơn hàng cũng như vai trò quan trọng của nó trong hoạt động kinh doanh. Thực tế, quản lý đơn hàng là một phần rất nhỏ trong quản lý bán hàng và doanh nghiệp phải làm rất tốt trong việc quản lý này để hoạt động kinh doanh thuận lợi nhất.

Và để làm được đều đó, doanh nghiệp nào cũng cần phải có một phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp và tiện ích. Phần mềm quản lý bán hàng của Nhanh.vn hiện nay được coi là phần mềm quản lý tốt nhất giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn trong việc kiểm soát và theo dõi công việc kinh doanh. Ngoài ra, Nhanh.vn còn cung cấp phần mềm quản lý bán hàng trên Facebook, bán hàng trên các sàn thương mại điện tử, cổng vận chuyển, thu hộ,...