1. Hệ thống ERP là gì?
Xuất hiện lần đầu tiên năm 1990 nhờ sự phát triển từ một ứng dụng lập kế hoạch nguồn lực sản xuất và sản xuất tích hợp máy tính; từ đó phát triển một cách toàn diện thành hệ thống erp.
Ngày nay, nó như là một công cụ giúp quản lý doanh nghiệp, có chức năng thu thập, lưu trữ, quản lý và phân tích các dữ liệu từ hoạt động kinh doanh của mình bao gồm lập kế hoạch về sản phẩm, chi phí, sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ, tiếp thị và bán hàng, giao hàng và thanh toán.
2. Cấu trúc hệ thống ERP
Không có một quy chuẩn nào nhất định về số lượng các phân hệ chức năng (module) trong cấu trúc hệ thống erp vì tùy thuộc vào chiến lược của nhà cung cấp phần mềm phát triển tính năng nào cho hệ thống hay nhu cầu sử dụng phân hệ nào của chính doanh nghiệp.
Thông thường, cấu trúc hệ thống erp sẽ bao gồm các phân hệ chính là: kế toán và tài chính, quản lý nhân sự, quản lý bán hàng và quản trị sản xuất.
3. Hệ thống ERP kết nối với các đơn vị chức năng như thế nào
Giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp trong việc chuẩn hóa quy trình, hoạch định chiến lược nhưng cụ thể hệ thống erp kết nối với các đơn vị chức năng như thế nào?
3.1. Đối với bộ phận kinh doanh bán hàng:
Giúp bộ phận kinh doanh bán hàng kiểm soát thông tin khách hàng, toàn bộ lịch sử giao dịch với khách hàng. Những dữ liệu này đều được lưu trữ và quản lý trên một phần mềm duy nhất nên nhân viên kinh doanh, quản lý, giám đốc, Ban lãnh đạo công ty đều có thể truy cập và xem thông tin khách hàng, một số người có quyền thì có thể đổi cả thông tin mà không lo sợ hồ sơ khách hàng không được cập nhật xuyên suốt các bộ phận khác nhau.
3.2. Đối với bộ phận kế toán, thủ kho:
Giúp bộ phận kế toán kiểm soát dễ dàng mọi thông tin tài chính. Phân hệ quản lý tài chính kế toán trên hệ thống ERP có chức năng tương tự các phần mềm kế toán khác giúp giải quyết toàn bộ nghiệp vụ liên quan đến kế toán – tài chính của doanh nghiệp.
Không những thế còn giúp hạn chế các tiêu cực hay các đánh giá sai lầm của cấp quản lý về hiệu năng của doanh nghiệp thông qua một loạt các báo cáo về dòng tiền, dự báo doanh thu, lợi nhuận, khả năng sinh lời…
Hệ thống erp giúp bộ phận thủ kho kiểm soát chính xác lượng tồn kho còn bao nhiêu, nằm chính xác ở kho nào, có vượt qua định mức tồn kho tối thiểu/ tối đa không…Việc này giúp các công ty giảm vật liệu mà họ chứa trong kho, chỉ khi nào cần thiết thì mới nhập thêm giúp giảm chi phí lưu kho(chữ Planning trong ERP ý chỉ việc giúp doanh nghiệp lên kế hoạch cho các hoạt động của mình, và đây là một ví dụ)
3.3. Đối với bộ phận sản xuất:
Giúp bộ phận sản xuất tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Hệ thống ERP có thể phục vụ như một công cụ giúp tự động hóa một phần hoặc tất cả quy trình sản xuất, từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu cho đến ra thành phẩm, quản lý đầu ra đầu vào, đóng gói và nhiều thứ khác. Vì chỉ sử dụng một hệ thống máy tính duy nhất nên công ty có thể tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm lượng nhân sự cần thiết. Người quản lý có thể xem tất cả mọi thông số của công ty trong một giao diện hợp nhất, không phải nhảy từ khu vực này sang khu vực khác chỉ để kiếm vài con số.
Hệ thống erp còn giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch và phân bổ nhân lực một cách hợp lý tùy nhu cầu dự án.
3.4. Đối với bộ phận quản lý nhân sự:
Giúp doanh nghiệp chuẩn hóa hoạt động về nhân sự vì nhờ có hệ thống ERP mà bên nhân sự có thể theo dõi sát sao giờ làm việc, giờ ra về, khối lượng công việc từng nhân viên đã làm là bao nhiêu (để tính lương bổng và các phúc lợi này nọ), ngay cả khi những người nhân viên đó làm việc trong nhiều bộ phận khác nhau, ở nhiều khu vực địa lý khác nhau.
Không chỉ vậy, ERP còn giúp ích rất nhiều cho ban lãnh đạo công ty theo dõi sát sao tình hình biến động nhân sự, tỷ lệ nhân viên nghỉ việc theo từng chi nhánh/ khu vực…để có các biện pháp điều chỉnh kịp thời.
Để biết thêm thông tin chi tiết hãy liên hệ với
Vetabyte.com để được giải đáp.
