Hai hình thức quản lý cửa hàng điển hình

Để hoạt động kinh doanh diễn ra hiệu quả thì việc quản lý chặt chẽ cửa hàng là rất cần thiết . Và điều quan trọng nhất trong việc quản lý đó là cần năm bắt được các số liệu, giao dịch diễn ra để từ đó có các bước điều chỉnh hoạt động kinh doanh cho phù hợp.  Tuy nhiên, quản lí theo cách nào cho hợp lý thì lại là một vấn đề mà các chủ nhà hàng đắn đo rất nhiều. Các chủ cửa hàng thường phân vân giữa quản lý bằng sổ sách và quản lí bằng phần mềm bán hàng hiện đại. Trong bài viết này, Vetabyte sẽ cùng các bạn phân tích và so sánh những ưu và nhược điểm của 2 hình thức quản lý này.

1. Quản lý bằng sổ sách - phương pháp truyền thống

Quản lý bằng sổ sách là một phương pháp đã có từ rất lâu, từ thời phong kiến chúng ta đã có thể thấy việc kinh doanh, thông thương đã được quản lý bằng cách ghi chép lại. Và lý thuyết về cách ghi chép tính toán trên giấy cũng chính là điểm cốt lõi của các hệ thống ghi chép bằng excel hay phần mềm hiện nay.

Tuy nhiên, để quản lý bằng sổ sách một cách hiệu quả thì có nhiều điểm mà bạn cần quan tâm để trong quá trình quản lý giảm thiểu sai sót và thất thoát.

1.1 Ưu, nhược điểm

Ưu điểm

- Không tốn nhiều chi phí quản lý, bạn chỉ cần một quyển sổ một chiếc bút, thước là có thể bắt tay ngay và việc quản lý việc kinh doanh của mình.
- Tương đối tiện lợi và linh hoạt khi sử dụng, có thể thêm bớt nội dung theo nhu cầu cá nhân.
- Giúp người ghi chép nắm chắc về các số lượng được ghi trong sổ



Nhược điểm:

- Khó khăn trong việc tra cứu lại thông tin trong sổ
- Việc lưu trữ bị hạn chế, và ngắt quãng trong trường hợp thay sổ
- Lượng thông tin được lưu trữ trong sổ sách khá hạn chế so với nhu cầu sử dụng ngày nay.
- Tính bảo mật kém và dễ bị mất thông tin trong trường hợp mất sổ.
- Mất nhiều công sức trong việc ghi chép và ghi nhớ số liệu.
- Quản lý, lập báo cáo mất nhiều thời gian, và khó theo dõi các thông tin để đưa ra các đánh giá cho tình hình kinh doanh hiện tại.
- Không linh hoạt, đồng bộ trong việc quản lý.

1.2 Những điều cần chuẩn bị

Đối với việc quản lý sổ sách thì “hành trang” cần cho bạn rất đơn giản chỉ cần giấy và bút là bạn có thể bắt đầu cho việc ghi chép của mình.
Tuy nhiên, bạn còn cần chuẩn bị thêm kiến thức để tạo lập những thông tin cần thiết để quản lý như:

- Nguyên vật liệu (đối với lĩnh vực nhà hàng, quán ăn,...); hàng hóa, tồn kho có chứa các thông tin về: tên loại hàng hóa/ nguyên liệu, số lượng, lịch sử nhập, xuất hàng
- Doanh thu theo ngày/ tháng/ năm
- Giao dịch bán hàng theo ngày
- Công nợ
- Một số khoản thu/ chi khác

1.3 Ghi chép bằng sổ sách thích hợp với những đối tượng nào?

Có thể thấy việc ghi chép bằng sổ sách khá hạn chế nên nó sẽ hữu dụng với những đối tượng như: hộ kinh doanh gia đình, những quán nước, quán ăn siêu nhỏ và chỉ cần ghi chép về tổng hợp không quản lý đến từng giao dịch,... Những thông tin mật không thể lưu trữ bằng các thiết bị điện tử.

2. Quản lý bằng phần mềm bán hàng

2.1  Ưu, nhược điểm

Ưu điểm:

Phần mềm quản lý bán hàng online về cơ bản đã khắc phục được mọi khuyết điểm của cách quản lý truyền thống, không những thế loại hình quản lý này còn ngày càng hoàn thiện để đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng.

- Quản lý mọi hoạt động của cửa hàng, từng giao dịch, từng hành động đều được ghi lại giúp việc quản lý được chính xác và giảm thất thoát.
- Quản lý, theo dõi được tình hình hàng hóa hiện có trong cửa hàng theo số lượng, chất lượng, giá cả, vị trí và cảnh báo khi mức tồn kho tới giới hạn cho phép
- Quản lý nhân viên, chấm công, hoa hồng, lương thưởng.
- Tạo lập báo cáo, bảng biểu thống kê dễ dàng giúp bạn theo dõi tình hình phát triển hiện tại ở cửa hàng
- Sử dụng đơn giản, giao diện thân thiện với mọi đối tượng, không cần có kiến thức chuyên môn về kỹ thuật vẫn có thể sử dụng.
- Chức năng phân quyền nhân viên, giúp bạn có thể phân quyền mà vẫn giữ được quyền kiểm soát các hoạt động một cách đơn giản
- Linh hoạt quản lý trên tất cả các thiết bị như điện thoại, máy tính bảng, laptop,...
- Quản lý thu/ chi, công nợ của một cách đơn giản, chi tiết.
- Hoạt động bán hàng được tùy chỉnh sao cho phù hợp với từng ngành hàng với những đặc trưng khác nhau giúp tối ưu hóa việc quản lý các giao dịch phát sinh.
- Và còn rất nhiều những ưu điểm khác tùy thuộc vào từng loại phần mềm,...


Nhược điểm:

- Phải trả phí sử dụng hàng tháng. Tuy nhiên mức chi phí này tương đối hợp lý chỉ từ 100.000 VNĐ trở lên
- Người dùng cần quen thuộc với cách sử dụng Internet và có điều kiện để kết nối Internet.

2.2 Những điều cần chuẩn bị

Để có được những ưu điểm trên thì điều bạn cần chuẩn bị lại ít ỏi vô cùng, đó là đăng ký/ mua tài khoản quản lý bán hàng và bỏ ra khoảng 15 - 30 phút để làm quen là bạn có thể nắm bắt đến 90% cách hoạt động của phần mềm. Còn lại là dành cho các mục báo cáo và các tính năng quản lý nâng cao.

2.3 Ai nên dùng các phần mềm bán hàng online

Với tính ứng dụng cao cùng giao diện dễ sử dụng bạn, các phần mềm quản lý bán hàng hiện nay thích hợp với hầu hết các ngành hàng và mọi đối tượng sử dụng.
Không chỉ dễ dàng trong việc quản lý mà nó cũng thể hiện sự chuyên nghiệp hơn cho cửa hàng của bạn.
Mức chi phí cho một phần mềm thường không quá cao chỉ từ 100.000 đồng trở lên, một mức giá hợp lý nhưng lại mang đến hiệu quả cao khi sử dụng.

Thông qua sự so sánh trên, Vetabyte mong các bạn có cái nhìn khách quan và phù hợp nhất có thể để quản lý thật tốt cửa hàng của mình. Chúc bạn sức khỏe và thành công.