CHUYỂN ĐỔI SỐ (DIGITAL TRANSFORMATION) LÀ GÌ? LÀM CÁCH NÀO ĐỂ CHUYỂN ĐỔI SỐ HIỆU QUẢ?

Ngày nay cùng với sự bùng nổ của thời đại Internet, Chuyển đổi số - Digital Transformation đang trở nên phổ biến và trở thành một xu hướng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong sự phát triển toàn diện của mỗi tổ chức, doanh nghiệp, đang được nhanh chóng thực hiện ở rất nhiều các công ty lớn nhỏ tại Việt Nam bởi những lợi ích mà xu hướng này mang lại cho cả doanh nghiệp và người tiêu dùng. Vậy thế nào là Chuyển đổi số - Digital Transformation? Vai trò của Chuyển đổi số trong sự phát triển của mỗi doanh nghiệp và quy trình thực hiện Chuyển đổi số diễn ra như thế nào? Hãy cùng Vetabyte đi tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây!

Chuyển đổi số được định nghĩa là quá trình ứng dụng công nghệ được đưa vào sử dụng trong tất cả mọi khía cạnh hoạt động, quản lý hay văn hóa, môi trường kinh doanh của mỗi doanh nghiệp để nhanh chóng thích nghi, đáp ứng với sự thay đổi liên tục của thị trường, giúp doanh nghiệp tăng khả năng cạnh tranh, hợp tác, tối ưu hiệu suất làm việc của nhân viên và mang lại giá trị cho khách hàng.

Vượt trội hơn so với các hình thức truyền thống như bán hàng, tiếp thị,…khi doanh nghiệp chuyển đổi từ lưu trữ, quản lý bằng giấy tờ sang bảng tính hay các phần mềm ứng dụng quản lý thông minh sẽ giúp doanh nghiệp tăng khả năng cạnh tranh, hợp tác, tối ưu hiệu suất làm việc của nhân viên. Bên cạnh đó, các tổ chức, doanh nghiệp có thể nhìn nhận lại và đưa ra phương pháp hoạt động kinh doanh phù hợp, cách tiếp cận và thu hút khách hàng hiệu quả trên nền tảng công nghệ kỹ thuật số.

Đối với các doanh nghiệp mới, còn non trẻ, đừng chỉ ngồi chờ đến khi hoàn thiện các quy trình rồi mới bắt đầu chuyển đổi số. Việc tư duy, xây dựng, lên kế hoạch chiến lược số ngay từ ban đầu sẽ giúp bạn luôn ở trong tâm thế sẵn sàng phát triển, nhanh chóng hành động, mang lại rất nhiều lợi ích cho sự tăng trưởng trong tương lai của mọi doanh nghiệp.
Sự khác biệt giữa số hóa và chuyển đổi số?

Digitization – Số hóa là bước chuyển đổi mọi thông tin sang dạng kỹ thuật số.

Digitization - Số hóa là bước chuyển đổi mọi thông tin sang dạng kỹ thuật số 

Không lâu trước đây, các doanh nghiệp thường lưu giữ hồ sơ, văn bản trên giấy. Nếu muốn thu thập hoặc chia sẻ thông tin, bạn phải xử lý trên các bản cứng – giấy tờ, con dấu, tài liệu in, fax. Sau đó, máy tính dần trở thành xu hướng được sử dụng ngày càng nhiều tại các doanh nghiệp cũng là lúc họ bắt đầu chuyển đổi từ tất cả các bản ghi trên giấy sang các file kỹ thuật số trên máy tính. Đây được gọi là bước số hóa, tức là chuyển đổi thông tin từ analog ở thế giới thực sang kỹ thuật số.

Số hóa lưu trữ dữ liệu là một biện pháp vô cùng tối ưu, giúp người dùng có thể truy xuất, tìm kiếm và chia sẻ thông tin một cách dễ dàng hơn. Mặc dù dữ liệu được lưu trữ ở dạng thông tin analog thường ổn định hơn nhưng dữ liệu số giúp chúng ta có thể chỉnh sửa, tái sử dụng tài liệu vô thời hạn và linh hoạt trong chuyển đổi sang các dạng tài liệu khác nhau mà không mất quá nhiều thời gian. Ngoài ra, số hóa dữ liệu còn giúp cắt giảm tối đa những chi phí quản lý và không gian lưu trữ.

Digitalization – Ứng dụng kỹ thuật số giúp đơn giản hóa cách làm việc của doanh nghiệp

Ứng dụng kỹ thuật số (Digitalization) là khi bạn sử dụng thông tin số hóa để làm cho cách thức hoạt động trở nên đơn giản và hiệu quả hơn. Lưu ý, Digitalization không phải là thay đổi cách thức kinh doanh hoặc cách thức tạo các loại hình doanh nghiệp mới. Nó vẫn duy trì nhưng sẽ nhanh hơn và hoàn thiện hơn là khi dữ liệu có thể được truy cập liên tục và không bị kẹt ở đâu đó trong kho lưu trữ.

Khi công nghệ kỹ thuật số phát triển, mọi người bắt đầu suy nghĩ đến ý tưởng sử dụng công nghệ kinh doanh theo những cách mới, không chỉ để làm những công việc thường nhật nhanh hơn. Đây là khi ý tưởng về Chuyển đổi số - Digital Transformation bắt đầu hình thành.

Digitalization - Ứng dụng kỹ thuật số đơn giản hóa cách làm việc

Digital Transformation – Thay đổi mô hình kinh doanh của doanh nghiệp một cách toàn diện và tạo ra giá trị của khách hàng

Chuyển đổi số là sự thay đổi cách thức kinh doanh và trong một vài trường hợp, đó là việc hình thành các lớp doanh nghiệp thế hệ mới.

Với chuyển đổi số, các công ty đang lùi một bước và nhìn nhận lại mọi thứ họ là, từ hệ thống nội bộ đến phản hồi của khách hàng cả trực tuyến và trực tiếp. Họ tự đặt ra nhiều câu hỏi lớn như: “Liệu doanh nghiệp có thể thay đổi quy trình theo hướng cho phép ra quyết định tốt hơn, hiệu quả hơn hoặc nâng cao trải nghiệm khách hàng với tính cá nhân hóa cao hơn?”

Digital Transformation - Tạo ra giá trị cho mọi tương tác của khách hàng

Chúng ta đang sống trong sự phát triển của thời đại số, mọi tổ chức, doanh nghiệp thuộc bất kỳ lĩnh vực nào đều đang đưa ra những cách thức thông minh, hiệu quả và đột phá trong việc tận dụng công nghệ. Netflix là một ví dụ điển hình. Khi bắt đầu, họ là một nhà cung cấp dịch vụ bán và cho thuê DVD qua thư nhưng mang đến không ít sóng gió cho các cửa hàng cho thuê băng đĩa truyền thống. Sau đó, nhờ sự đổi mới kỹ thuật số đã làm cho quy mô các video trực tuyến trở nên phổ biến. Ngày nay, Netflix giống như một kênh truyền hình truyền thống, truyền hình cáp và các studio sản xuất bằng cách cung cấp một thư viện nội dung theo nhu cầu ngày càng tăng với giá cả siêu cạnh tranh.

Nhờ có Chuyển đổi số, Netflix không chỉ có khả năng truyền phát nội dung video trực tiếp đến khách hàng mà còn mang lại một cái nhìn sâu rộng hơn về thói quen và sở thích xem phim của người dùng. Họ sử dụng những dữ liệu đó để tạo ra mọi thứ, từ thiết kế trải nghiệm người dùng đến phát triển các chương trình và phim. Điều đó đã cho chúng ta hiểu rõ hơn về Chuyển đổi số, chính là khai thác hết các công nghệ có sẵn vào thiết lập cách thức hoạt động của một doanh nghiệp.
Tầm quan trọng của Chuyển đổi số - Digital Transformation

Chuyển đổi số đang là một trong những xu hướng phổ biến nhất của thời đại 4.0 ngày nay. Chuyển đổi số đóng một vai trò hết sức quan trọng đối với sự phát triển của một doanh nghiệp. Bên cạnh việc mang lại hiệu quả cao và nhanh chóng trong công việc, nó cũng góp phần đem đến những giá trị to lớn khác cho doanh nghiệp.

Nâng cao chất lượng sản phẩm

Phải công nhận rằng Digital Transformation đã thúc đẩy doanh nghiệp có những ý tưởng mới mẻ để tạo ra rất nhiều sản phẩm mới, chất lượng cao, tránh được sai sót trong dây chuyền sản xuất nhờ ứng dụng công nghệ.

Cùng với đó, nhân viên có thêm nhiều thời gian hơn để hoàn thiện, nâng cao chuyên môn và nghiên cứu cải thiện, tối ưu chất lượng cũng như giá trị của sản phẩm. Còn các nhà lãnh đạo từ đó cũng dễ dàng và chính xác hơn trong việc theo dõi hiệu suất và đánh giá chất lượng làm việc của nhân viên.

Tăng khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp

Với những doanh nghiệp đang cạnh tranh trên thị trường hiện nay, ta có thể thấy rõ một điều rằng doanh nghiệp nào áp dụng thành công việc chuyển đổi số thì việc triển khai và vận hành chắc chắn sẽ đạt hiệu quả cao những doanh nghiệp khác. 

Điều này một lần nữa đã khẳng định vai trò của chuyển đổi số đối với sự phát triển của doanh nghiệp, không chỉ giúp nâng cao khả năng cạnh tranh mà còn mang tính quyết định sự “sống còn” của bạn.

Ngoài ra, chuyển đổi công nghệ số còn giúp doanh nghiệp nhanh chóng xây dựng mối quan hệ gắn bó chặt chẽ với khách hàng, nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng và cá nhân hóa trải nghiệm người dùng để đẩy mạnh quá trình mua bán, tăng trưởng doanh thu cao hơn so với các phương thức tiếp thị truyền thống.

Nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp

Thúc đẩy quản trị doanh nghiệp hiệu quả là một vai trò không thể thiếu của chuyển đổi số trong doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là chủ doanh nghiệp hoàn toàn chủ động trong việc theo dõi báo cáo, đánh giá hoạt động kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp mà không cần phải chờ đợi nhân viên làm báo cáo gửi hoặc xem qua các số liệu thống kế trên bản cứng.

Bên cạnh đó, dữ liệu số hóa sẽ được thể hiện minh bạch, đầy đủ, chi tiết bằng những con số rõ ràng và hạn chế những rủi ro về chi phí ẩn, quỹ đen nhằm tối ưu doanh thu hiệu quả.

Tối ưu hiệu suất làm việc của nhân viên

Đây là điều mà bất kể doanh nghiệp nào cũng nên làm. Chuyển đổi số cho phép doanh nghiệp tối ưu năng suất làm việc của nhân viên để tạo ra những giá trị cao hơn. Dưới sự hỗ trợ của chuyển đổi công nghệ, những công việc tạo ra giá trị thấp sẽ được thao tác tự động nhằm thúc đẩy nhân lực tập trung phát triển những công việc giá trị cao hơn.

Tăng sự liên kết, tương tác mật thiết giữa các bộ phận

Các phòng ban trong doanh nghiệp truyền thống thường làm việc theo hướng riêng lẻ, thiếu sự trao đổi với nhau, dẫn đến những ảnh hưởng, chậm trễ trực tiếp đến hoạt động kinh doanh, tiếp cận khách hàng và tăng doanh thu.

Chính vì vậy, việc liên kết các phòng ban phối hợp với nhau bằng nền tảng ứng dụng công nghệ của chuyển đổi số là thật sự cần thiết. Các doanh nghiệp sẽ được hoàn thiện hơn trong mọi hoạt động nội bộ, công việc được tiến hành thuận lợi, không phụ thuộc quá nhiều vào nguồn nhân lực do gần như công việc đã được tự động hóa và bán tự động.

Công nghệ chuyển đổi số nào cần thiết cho doanh nghiệp?

Để việc triển khai chuyển đổi số đạt hiệu quả cao và toàn diện, mỗi tổ chức, doanh nghiệp cần nghiên cứu và khảo sát kỹ lưỡng nhu cầu của mình để đưa ra phương án chọn lựa công nghệ chuyển đổi số thích hợp giúp tối ưu ngân sách và nguồn lực.

Digital Transformation trong trải nghiệm khách hàng

Mọi doanh nghiệp luôn muốn làm hài lòng khách hàng và thỏa mãn nhu cầu của họ để có thể giữ chân khách hàng gắn bó lâu dài với doanh nghiệp . Chính vì thế, chuyển đổi số trong trải nghiệm khách hàng là loại hình chuyển đổi số nên được doanh nghiệp quan tâm và đặt lên hàng đầu. Muốn thành công trong lĩnh vực này, các doanh nghiệp cần tích hợp công nghệ phù hợp và thu thập thông tin khách hàng hiệu quả.

Chuyển đổi số trong trải nghiệm khách hàng

Bạn có thể tiến hành việc tìm kiếm thông tin khách hàng thông qua các kênh trực tuyến như website, mạng xã hội, ứng dụng di động,…Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể gửi nguồn nhân lực sẵn có của mình đến trực tiếp các điểm bán hàng để thu thập và lưu trữ dữ liệu khách hàng thông qua máy POS (Thiết bị và phần mềm quản lý bán hàng). Dữ liệu khách hàng nên được thu thập, bổ sung và cập nhật theo thời gian để đảm bảo tính chính xác.

Bên cạnh việc thu thập dữ liệu khách hàng, doanh nghiệp cũng cần các công nghệ chuyển đổi số khác để có thể lưu trữ và sắp xếp dữ liệu sao cho khoa học.

Cuối cùng, khi đã có một kho dữ liệu khách hàng, doanh nghiệp hoàn toàn có thể cân nhắc đến việc nâng cấp lên những công nghệ tân tiến nhằm mang đến cho khách hàng những trải nghiệm tuyệt vời.

Digital Transformation trong vận hành doanh nghiệp

Nếu doanh nghiệp của bạn chưa từng tiến hành chuyển đổi số, điều cần thiết nhất lúc này là bạn phải nghiên cứu và xem xét lại quy trình hoạt động của mình đồng thời xác định nhu cầu chuyển đổi số. 

Theo chiến lược và dữ liệu khách hàng, các tổ chức, doanh nghiệp có thể cân nhắc phần mềm quản lý văn phòng Vetabyte để quy trình vận hành doanh nghiệp hiệu quả hơn. Các doanh nghiệp ngày càng phát triển đồng nghĩa với nhu cầu lưu trữ và đồng bộ thông tin cũng tăng lên, việc sử dụng công nghệ Điện toán đám mây (Cloud Computing) sẽ là một giải pháp hữu hiệu giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán này thay vì các hệ thống máy chủ hay server hiện nay đang trở nên lỗi thời và đầy rủi ro.

Digital Transformation trong trải nghiệm nhân viên

Một yếu tố không kém phần quan trọng của chuyển đổi số đó là trải nghiệm của nhân viên. Để nâng cao năng suất của đội ngũ nhân viên, bạn cần cung cấp trải nghiệm làm việc tốt trong doanh nghiệp của mình. Công nghệ chuyển đổi số có thể nâng cao trải nghiệm của nhân viên với việc giao tiếp, quản trị, tự động hóa.

Chuyển đổi số như thế nào?

Làm thế nào để Chuyển đổi số hiệu quả là câu hỏi của không ít các tổ chức, doanh nghiệp hiện nay. Quy trình chuyển đổi số sẽ thay đổi linh hoạt với từng ngành và quy mô doanh nghiệp. Vetabyte sẽ gợi ý tới bạn các bước Chuyển đổi số cơ bản mà doanh nghiệp nào cũng cần có trong quá trình chuyển đổi của mình.

Phân tích thực trạng và xác định nhu cầu của doanh nghiệp

Trước khi tiến hành quy trình chuyển đổi số, doanh nghiệp cần có một cái nhìn sâu sắc và chính xác về thực trang của doanh nghiệp. Các nhà lãnh đạo cần xác định quy mô, đặc điểm, quy trình vận hành trong tổ chức bằng việc phân tích kỹ càng từng bước trong quy trình vận hành. Chỉ khi nhìn nhận được hiện trang của doanh nghiệp, lãnh đạo mới có thể thấy rõ những ưu điểm và nhược điểm nào có thể cải thiện được nhờ chuyển đổi số. Từ đó, đưa ra những chiến lược và lựa chọn công nghệ số đúng đắn cho doanh nghiệp.

Trả lời cho câu hỏi: “Doanh nghiệp đã sẵn sàng để chuyển đổi số?”

Sau khi đã đánh giá thực trạng và xác định đúng nhu cầu, doanh nghiệp cần có những nhận xét về mức độ sẵn sàng chuyển đổi số của mình. Doanh nghiệp cần đánh giá dựa trên chỉ số hay tiêu chí nào? Để làm tốt bước này, doanh nghiệp cần đảm bảo có những đánh giá chính xác về hai yếu tố: Nguồn lực nhân sự và dữ liệu.

Đánh giá mức độ sẵn sàng chuyển đổi số của doanh nghiệp

• Nguồn nhân lực

Như chúng ta đã biết, nhân sự (hay con người) là một yếu tố tiên quyết trong chuyển đổi số. Công nghệ chuyển đổi số không thể nào thay thế được con người, nó được sử dụng để tối ưu hiệu suất làm việc của con người. Chúng ta cần phải xem xét, thay đổi và nâng cao nhận thức, tư duy về công nghệ chuyển đổi số để có thể tối đa hiệu quả bằng cách kết hợp hiểu biết cá nhân và sự hỗ trợ của chuyển đổi số. Vì nếu như có một ngày, chuyển đổi số có thể thay thế hoàn toàn con người chúng ta thì chắc chắn đây sẽ là một tin buồn đối với nhiều người. 

Muốn làm được điều này, doanh nghiệp cần thay đổi nhận thức và nâng cao tầm nhìn bắt đầu từ các cấp lãnh đạo và truyền lửa đến tất cả nhân viên công ty. Lãnh đạo doanh nghiệp cần có sự đánh giá bao quát về mức độ sẵn sàng chuyển đổi số của đội ngũ nhân viên bằng các khảo sát, báo cáo, buổi thảo luận hay thậm chí là bài kiểm tra.

• Tiêu chí dữ liệu

Yếu tố bắt buộc thứ hai đó chính là dữ liệu. Để quy trình chuyển đổi số diễn ra nhanh hơn, hiệu quả hơn, việc tối ưu hóa sử dụng số liệu là điều vô cùng cần thiết.  

Doanh nghiệp cần kiểm tra xem còn dữ liệu nào vẫn đang thực hiện trên giấy tờ không, đang được lưu trữ ở đâu để chuyển nhanh chóng chuyển sang các file kỹ thuật, tài liệu nào có thể áp dụng trong chuyển đổi số,…Những dữ liệu mà doanh nghiệp cần phải lưu ý bao gồm: dữ liệu nhân viên, dữ liệu khách hàng, hợp đồng mua bán và thanh toán,…Các cấp lãnh đạo cần có sự đánh giá toàn diện để không bỏ sót dữ liệu quan trọng nào vì đây là một tiêu chí hết sức quan trọng. Các nhà quản trị có thể tham khảo dữ liệu và cách sử dụng, đánh giá dữ liệu của đối tác cũng như đối thủ để có chiến lược đánh giá dữ liệu hiệu quả nhất trong quá trình chuyển đổi số.

Đưa ra lựa chọn chuyển đổi số phù hợp với doanh nghiệp
Thông qua các bước đánh giá hiện trạng và các yếu tố dữ liệu được thực hiện như trên, doanh nghiệp sẽ có thể xác định được đâu là công nghệ phù hợp để giải quyết các vấn đề của họ. Ví dụ, doanh nghiệp mong muốn quản trị nguồn lực và công việc một cách hiệu quả sẽ cần một hệ thống ERP. Hay một doanh nghiệp cần lưu trữ và sử dụng hiệu quả dữ liệu khách hàng nên áp dụng hệ thống CRM. Sau khi đã chọn được công nghệ, doanh nghiệp nên triển khai tìm kiếm một nhà cung cấp giải pháp phù hợp và tiến hành triển khai chuyển đổi số.

Đưa ra lựa chọn chuyển đổi số phù hợp với doanh nghiệp

Để việc triển khai áp dụng chuyển đổi số được hiệu quả, doanh nghiệp cần phải trao đổi rõ ràng và cụ thể ngay từ đầu với phía nhà cung cấp về những yêu cầu và tiêu chí đã đặt ra cho giải pháp công nghệ của mình. Ban đầu có thể đội ngũ nhân viên sẽ gặp phải những khó khăn khi áp dụng chuyển đổi số, chính vì vậy, doanh nghiệp cần chuẩn bị cho sự thích ứng toàn diện và nhanh chóng để có thể tối ưu hiệu quả của chuyển đổi số. 

Khích lệ sự phản hồi từ nhân viên

Sẽ là một thành công lớn khi việc chuyển đổi số được áp dụng tốt nhất cho toàn bộ tập thể doanh nghiệp. Đội ngũ cán bộ, nhân viên là những người trực tiếp thực hiện công việc hàng ngày, vì vậy nếu muốn xây dựng và phát triển các kế hoạch, ý tưởng mới cho việc áp dụng chuyển đổi số, các cấp lãnh đạo cần lắng nghe những ý kiến, phản hồi và đóng góp của nhân viên, dù đó là những góp ý tích cực hay tiêu cực. Những đánh giá của họ là những đóng góp khách quan và chính xác vào quá trình chuyển đổi số. Dựa trên phản hồi từ những người trực tiếp thực hiện công việc, lãnh đạo cần tiếp thu để tùy chỉnh quy trình chuyển đổi số sao cho hiệu quả nhất. 

Cam kết chuyển đổi số

Để toàn bộ nhân viên doanh nghiệp có cái nhìn và nhận thức đúng đắn về hiệu quả và tầm quan trọng của chuyển đổi số, cấp lãnh đạo cần đưa ra kế hoạch chi tiết, chiến lược cũng như cam kết hiệu quả của quá trình này.

Vetabyte – Nền tảng chuyển đổi số toàn diện dành cho doanh nghiệp
Với những lợi ích có giá trị to lớn và tầm nhìn thành công mà Chuyển đổi số mang lại, Vetabyte cung cấp giải pháp phần mềm trọn vẹn giúp các khách hàng doanh nghiệp phát triển và tăng trưởng.

Vetabyte - Giải pháp chuyển đổi số toàn diện

Phần mềm Vetabyte là có tích hợp hệ thống quản lý văn thư lưu trữ tài liệu, văn bản được thiết kế, xây dựng với mục tiêu triển khai cho các mô hình quản lý phân tầng đa cấp với khả năng xử lý dữ liệu quy mô lớn. Văn phòng điện tử Vetabyte không chỉ giúp hỗ trợ hiệu quả công tác điều hành xử lý công việc như khởi tạo, phân công, quản lý theo dõi tiến độ việc làm mà còn tích hợp nhiều tiện ích có thể hỗ trợ, thay thế cho những hệ thống quản lý khác như gửi các thông báo, trao đổi thảo luận, lên lịch công việc, lấy ý kiến biểu quyết…

Hiện tại phần mềm đang được MIỄN PHÍ DÙNG THỬ 30 ngày - Nếu quan tâm Quý doanh nghiệp có thể đăng ký ngay dưới đây và tự trải nghiệm đánh giá. Quý khách hàng cũng có thể liên hệ với nhân viên tư vấn qua số hotline 039 868 2301 để được tư vấn chi tiết hơn về cách sử dụng phần mềm.