Một trong những vấn đề khiến các chủ quản lý Spa đau đầu và tiêu tốn nhiều thời gian, đó là việc
quản lý, kiểm kê kho, việc không cân đối được số lượng hàng hóa, mỹ phẩm, vật tư xuất - nhập - tồn rất có thể gây
tổn thất không nhỏVậy
làm thế nào để hạn chế tối đa việc thất thoát hay báo cáo sai. Trong bài viết này chúng tôi sẽ đưa ra một vài kinh nghiệm nhằm giúp các chủ quản lý Spa giảm bớt những gánh nặng.
Nguyên nhân của những sai sót
Có thể chia thành
2 nguyên nhân chính: Chủ quan và Khách quan
- Nguyên nhân chủ quan chính là quy trình quản lý và quản trị chưa rõ ràng. Đây là một sơ sót không đáng có của bất cứ nhà quản lý nào. Việc lơ là trong khâu quản lý rất dễ dẫn đến kiểm kê hàng hóa không chính xác. Hoặc sai sót trong báo cáo thống kê cũng là nguyên nhân gây thất thoát. Bên cạnh đó, cũng có một số trường hợp là do nhân viên của chính Spa khai khống tình hình của khách hàng để gian lận ( ví dụ như khách hàng là khách thường nhưng lại thống kê là khác hàng vip để lấy tiền chênh lệch.
- Nhóm nguyên nhân khách quan thường thấy là do khách hàng gây nên. Chỉ đơn giản bằng việc lấy sản phẩm nhưng “quên” thanh toán, hoặc ngay như việc lấy mã của nhãn hàng rẻ hơn tráo cho sản phẩm giá trị cao hơn để bớt chi phí. Những vấn đề đó nếu quản lý không chặt thì hoàn toàn có thể xảy ra.
Phân tích hai yếu tố này ta có thể thấy đa phần do nguyên nhân chủ quan, có nghĩa là các chủ quản lý
hoàn toàn có thể khắc phục được nếu áp dụng một quy trình quản lý hiện đại, chuyên nghiệp và khoa học.
Làm thế nào để áp dụng được một quy trình quản lý chuẩn?
Sau đây là một số bước cơ bản:
Đầu tiên, khâu kiểm soát phải chặt chẽ. Bạn nên có một kho gọi là kho tạm nhằm mục đích phân chia hóa, mỹ phẩm theo từng mặt hàng, chủng loại, các hãng khác nhau. Nhờ đó bạn mới có thể dễ dàng kiểm kê được tất cả số lượng mặt hàng.
Tiếp đó là cần dán mã sản phẩm thông qua việc sử dụng phần mềm để quản lý, loại hàng hóa, mỹ phẩm nào đã được thông qua thì mới đem trưng bày và sử dụng. Khâu này sẽ rất nhanh chóng hoàn thành nếu có sự hỗ trợ của các máy đọc mã vạch, barcode được tích hợp sẵn trên phần mềm quản lý Spa.
Cuối cùng, việc đưa các dữ liệu lên phần mềm và thực hiện việc báo cáo theo từng thời điểm, từng khoảng thời gian. Việc thực hiện báo cáo nên được thực hiện thường xuyên (hàng ngày, hàng tuần), tránh trường hợp để lâu dễ gây tổn thất không đáng có. Hiện nay với việc sử dụng phần mềm quản lý Spa thì báo cáo thống kê không còn ngốn nhiều thời gian như trước nữa. Chỉ cần vài thao tác trên phần mềm là đã có được số liệu thống kê đầy đủ rồi.
Có như vậy thì việc quản lý kho hàng hóa mỹ phẩm không còn là mối bận tâm của các chủ Spa nữa. Kết lại, để có thể hoàn toàn an tâm vào việc quản lý kho, các chủ Spa
cần lưu ý một số gạch đầu dòng như sau:
- Thiết lập quy trình quản lý chuẩn, cần phân quyền rõ ràng, chức năng nhiệm vụ của từng người.
- Lựa chọn phần mềm quản lý Spa phù hợp. Trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm quản lý, tuy nhiên, việc lựa chọn được phần mềm quản lý phù hợp không hẳn là dễ dàng.
- Trang bị đầu đọc mã vạch và máy in mã vạch và thiết bị kiểm kê kho
- Lắp đặt camera và hệ thống an ninh chống trộm.
